Adjointe juridique, droit des affaires

Bureau
Montréal
Description

Le bureau de Montréal d’Osler fait partie intégrante de notre équipe qui regroupe plus de 400 avocats en Amérique du Nord. Avec plus de 50 avocats, le bureau de Montréal a joué un rôle clé dans un bon nombre des opérations les plus importantes et les plus complexes au pays. En collaboration avec nos bureaux de Toronto, de Calgary, d’Ottawa et de Vancouver, et grâce au lien essentiel avec les services juridiques américains fournis par notre bureau de New York, notre équipe montréalaise a participé à plusieurs opérations transfrontalières impliquant des sociétés québécoises.

Osler offre un milieu dynamique et passionnant pour entreprendre une carrière ou la réorienter. Joignez une culture d’entreprise unique qui incite au travail en équipe et favorise le mentorat et l’échange continuel d’idées.

Sommaire du poste

L'adjointe contribuera à la gestion des pratiques de professionnels du droit des affaires par le biais de soutien administratif et de secrétariat, permettant ainsi aux professionnels du droit d’offrir un meilleur service aux clients. Elle effectuera du travail de secrétariat varié notamment rédaction et correction de correspondance, opinions, procédures, résolutions, ententes, exposés, articles et autres documents, ainsi que du soutien administratif varié notamment classement, système de rappel, correspondance, courriels, téléphone, préparatifs de voyages et d’organisation de réunions (incluant nourriture), relation avec les clients et archivage des dossiers. Elle offrira aussi du soutien aux fonctions administratives des professionnels du droit notamment quant à leur participation aux comités internes et externes. L’adjointe travaillera un horaire de 35 heures par semaine, du lundi au vendredi.

Fonctions principales

  • Corrections et mises en page de documents (lettres, mémos, notes au dossier, opinions, procédures, etc.)
  • Transcription de documents à partir de notes manuscrites et messages téléphoniques
  • Comparaison de documents avec DeltaView
  • Mise à jour des listes de clients
  • Photocopies et demande de divers travaux d’imprimerie et de numérisation de documents
  • Échanges directs avec les autres professionnels du droit lors des absences des patrons
  • Préparation du matériel lorsque le professionnel du droit est conférencier (Power Point)
  • Ouverture de nouveaux dossiers
  • Réponse au téléphone et suivi des appels internes et externes lorsque requis
  • Appels conférence à initier
  • Gestion de l’agenda du professionnel du droit
  • Gestion des courriels
  • Recherches, saisie et mise à jour des données dans OnePlace
  • Réservation de voyages, d’automobiles, d’hôtels et de restaurants
  • Réservation de salles de conférence pour réunions, vidéoconférences et rencontres clients
  • Commande de repas, breuvages et autres
  • Préparation des demandes de recherches de conflits et acheminement aux personnes concernées
  • Suivi journalier des entrées de temps et les inscrire dans le système
  • Révision et validation des entrées de temps de façon hebdomadaire et mensuelle
  • Préparation des comptes de dépenses, les faire approuver lorsque requis et faire le suivi
  • Préparation des demandes de chèques
  • Chèques en fiducie, transferts bancaires
  • Facturation
  • Recherche de jurisprudence à la bibliothèque d’Osler ou sur Azimut ou Soquij
  • Aide aux autres professionnels du droit ainsi qu’aux adjointes du département ou des autres départements lorsque requis
  • Aide aux étudiants et stagiaires lorsque requis
  • Assermentation des avocats et clients
Exigences du poste

Éducation et expérience

  • Diplôme en secrétariat juridique ou l’équivalent
  • Minimum de 3 ans d’expérience en pratique privée pour un sociétaire junior ou minimum de 5 ans d’expérience en pratique privée pour un sociétaire intermédiaire ou minimum de 10 ans d’expérience en pratique privée pour un associé

Connaissances et aptitudes

  • Bilinguisme
  • Habiletés organisationnelles pour la gestion de tâches multiples
  • Habileté à prendre des initiatives et travailler de façon autonome avec un minimum de supervision
  • Connaissance des procédures et pratiques légales
  • Habiletés de communication orales et écrites dans les 2 langues
  • Connaissances des logiciels bureautiques
  • Capacité de travailler en équipe
  • Souci du détail
Comment poser votre candidature

Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur curriculum vitæ ainsi qu’une lettre de présentation à l’adresse rhmtl@osler.com.

Nous tenons à remercier tous les candidats de leur intérêt envers Osler. Cependant, nous communiquerons uniquement avec les candidats choisis. Osler est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi.

Veuillez noter que toute offre d’emploi sera assujettie à une vérification des antécédents et des références, notamment une vérification du casier judiciaire, du crédit ainsi que des antécédents d’emploi et de formation.