Coordonnateur/coordonnatrice bilingue, Facturation et comptes à recevoir – Ottawa

Date d'affichage
oct. 10, 2018
Bureau
Ottawa
Description

Relevant du responsable, Services de facturation aux clients, le coordonnateur, Facturation et comptes à recevoir, a la responsabilité d’aider dans toutes les étapes de la facturation aux clients et du recouvrement, y compris la préparation des factures, la soumission, le suivi et la communication auprès des clients et des associés liés à la préparation des factures, des factures soumises par l’intermédiaire du logiciel de facturation et de la plateforme de facturation électronique, des paiements subséquents et du recouvrement des factures impayées. Ce poste convient à un candidat soucieux et tenace qui est axé sur la gestion du temps, les tâches techniques et les aptitudes pour les relations interpersonnelles.

Principales responsabilités et obligations :

  • Traiter les factures préliminaires reçues au moyen du prévisualiseur de facture (Pre-Bill Viewer) et gérer la facturation mensuelle pour environ 25 à 30 associés qui facturent les dossiers.
  • Rédiger et finaliser les factures pour distributions aux clients.
  • Surveiller et coordonner la facturation de fin de mois et le recouvrement. Signaler les différends en matière de facturation et de recouvrement et agir à titre de premier point de contact avant d’entreprendre un recours hiérarchique.
  • Soumettre et coordonner la facturation de tiers (factures électroniques). Administrer les clients de facturation électronique nouveaux et existants, télécharger les factures LEDES/pdf sur les sites de facturation électronique.
  • Faire le suivi auprès du responsable, Services de facturation aux clients, des associés et des clients, au besoin, concernant les comptes en retard et les travaux en cours à l’aide des différents rapports et systèmes.
  • Assurer le suivi des factures électroniques rejetées avec les avocats qui facturent les clients, les adjoints juridiques, l’équipe de facturation et le client.
  • Établir la communication avec les clients concernant les comptes à recevoir en retard. Traiter les demandes des clients, résoudre les divergences et maintenir des dossiers exacts de toutes les communications dans le système.
  • Résoudre tout paiement partiel ou non résolu avec les clients.
  • Maintenir des informations précises et en temps opportun sur les clients et les dossiers relativement à la facturation et aux comptes à recevoir dans le système de facturation informatique.
  • Participer aux projets spéciaux et à la formation du personnel.
  • Participer activement à l’amélioration des processus, y compris au développement de façons novatrices, proactives et efficientes d’améliorer la qualité, les processus et le service à la clientèle.
Exigences du poste

Formation et expérience :

  • Diplôme d’études collégiales comprenant certains cours en comptabilité et en finances.
  • Au moins trois ans d’expérience en facturation (facturation électronique) ou en recouvrement, préférablement dans un cabinet de services professionnels ou un cabinet d’avocats.
  • Expérience de travail en équipe qui comprend tous les aspects des opérations quotidiennes de facturation et de recouvrement.
  • Un profil amalgamant études, formations et antécédents professionnels peut être accepté.
  • Maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit.

Connaissances et compétences

  • Savoir se servir d’un ordinateur, y compris la maîtrise des fonctions avancées de Microsoft Excel.
  • Expérience avec le logiciel Aderant, un atout.
  • Excellentes compétences en communication (orale et écrite), écoute, aptitudes pour les relations interpersonnelles et la négociation.
  • Excellent jugement et compétences analytiques.
  • Souci du détail, compétences pour l’organisation et la gestion du temps et capacité d’équilibrer les tâches quotidiennes.
  • Attitude positive, patience, résilience et sens de l’humour.
  • Axé sur la conformité et les procédures.
Comment poser votre candidature

Si vous avez les antécédents requis et la capacité d’offrir un service à la clientèle exceptionnel et si vous souhaitez travailler dans l’un des plus grands cabinets d’avocats canadiens, veuillez répondre de manière confidentielle en envoyant une lettre de présentation et votre curriculum vitæ avant la date limite aux coordonnées suivantes :

 

Barbara Fisher

Directrice, bureau d’Ottawa
Osler, Hoskin & Harcourt S.E.N.C.R.L./s.r.l.
Courriels : bfisher@osler.com

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt envers Osler. Cependant, seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Osler est un employeur équitable et nous invitons et encourageons les personnes handicapées à postuler. L’hébergement est offert sur demande aux candidats qui prennent part à toute étape du processus de sélection.