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Rencontrons-nous – mais pas en personne : Organiser votre assemblée annuelle des actionnaires en ligne (dans un monde aux prises avec le coronavirus)

Auteur(s) : Andrew MacDougall, John M. Valley

Le 6 mars 2020

Pour plus de renseignements, veuillez communiquer avec l’un des auteurs ci-dessus ou avec un membre de notre groupe de gouvernance d’entreprise.

La préoccupation grandissante à l’égard de la propagation du coronavirus pousse les sociétés à chercher des options pour leurs assemblées annuelles d’actionnaires, y compris la tenue d’assemblées partiellement ou entièrement en ligne à l’aide de contenus audio ou vidéo en continu. Cela pourrait accélérer la nouvelle tendance observée au Canada qui consiste à envisager des options pour les assemblées des actionnaires traditionnellement tenues en personne, y compris la tenue d’assemblées des actionnaires « virtuelles », qui se déroulent entièrement par voie électronique, ou « hybride », qui sont tenues dans un lieu physique déterminé, mais où les actionnaires et les fondés de pouvoir ont la possibilité de choisir d’y participer en personne ou par voie électronique.  

Il est possible de tenir des assemblées des actionnaires virtuelles dans plusieurs territoires au Canada. Dans les territoires où il n’est pas possible de tenir une assemblée entièrement virtuelle, les sociétés peuvent avoir recours aux assemblées hybrides. Il est ainsi important de déterminer s’il existe des entraves d’ordre juridique à la participation électronique aux assemblées et s’il existe des pratiques exemplaires pour tenir ce type d’assemblée.

Recours croissant aux assemblées par voie électronique

Alors qu’elles étaient très rares au Canada jusqu’à tout récemment, depuis 2009, les assemblées par voie électronique sont de plus en plus courantes lors des saisons de procurations aux États-Unis. Broadridge Financial Solutions a indiqué qu’en 2019, elle a tenu 326 assemblées des actionnaires par voie électronique aux États-Unis sur sa plateforme, dont 92 % étaient entièrement virtuelles.[1] Broadridge Financial Solutions et Lumi sont les deux fournisseurs de services qui ont permis la tenue d’assemblées par voie électronique d’émetteurs canadiens.

Puis-je tenir une assemblée des actionnaires par voie électronique?

La réponse dépendra des lois sur les sociétés applicables et des documents constitutifs de la société. Il faut d’abord déterminer s’il est possible d’atteindre le quorum pour l’assemblée par voie électronique sans qu’il soit nécessaire de tenir une réunion en personne. La « présence » d’un actionnaire ou d’un fondé de pouvoir à l’assemblée peut être importante pour établir si les exigences en matière de quorum sont satisfaites ou non. 

Les sociétés régies par la Loi sur les sociétés par actions de l’Ontario peuvent se prévaloir du paragraphe 94.2 de cette loi, qui prévoit que les assemblées des actionnaires peuvent se tenir entièrement ou en partie par un moyen électronique et que les actionnaires qui votent par ce biais lors des assemblées ou qui établissent un lien de communication avec elles sont réputés y être présents. Autrement dit, il est possible pour ces sociétés de respecter les exigences en matière de quorum au moyen d’une participation électronique à l’assemblée.

D’autres territoires canadiens n’adoptent cependant pas une approche aussi favorable. Les lois sur les sociétés dans la plupart des territoires canadiens[2] prévoient explicitement la possibilité d’une participation à une assemblée d’actionnaires par voie électronique, considérant que les personnes qui participent à une assemblée par ce moyen sont présentes. Cependant, toutes ces lois imposent des conditions à la participation électronique qui font en sorte que les participants à une réunion au moyen de la technologie actuelle ne sont généralement pas réputés y être présents (surtout dans le cas de réunions où ils sont nombreux). En d’autres mots, le quorum ne peut en général pas être atteint pour les réunions entièrement virtuelles en vertu de ces lois.[3] Alors que les technologies en place permettent aux participants de communiquer avec le président de l’assemblée, et vice-versa, s’il y a plus d’une poignée de participants, il devient presque impossible pour tous les participants de communiquer « adéquatement » entre eux. D’autres lois exigent par ailleurs que le moyen de communication utilisé permette aux participants de « communiquer adéquatement entre eux » (nous soulignons) ou, dans certains cas, « de communiquer verbalement entre eux ». Dans certains territoires, il est également nécessaire que les règlements administratifs prévoient une telle participation.[4]

Les émetteurs canadiens ayant tenu des assemblées des actionnaires virtuelles comprennent Concordia International Corp. (désormais Advanz Pharma Corp.) en 2017, Canada Goose Holdings Inc. en 2018 ainsi qu’Imperial Metals Corporation et Brookfield Property Partners L.P. en 2019. Le 11 mars 2020, TELUS Corporation a obtenu une ordonnance de la Cour suprême de la Colombie-Britannique lui permettant de tenir son assemblée générale annuelle des actionnaires de 2020 de façon entièrement virtuelle.

Qu’en est-il des assemblées hybrides?

Dans le cadre d’une assemblée hybride, celle-ci se déroule dans un lieu physique déterminé, mais les actionnaires et les fondés de pouvoir ont le choix d’y participer en personne ou par voie électronique.

Le fait de prévoir un lieu physique pour l’assemblée peut éliminer les préoccupations relatives au respect des exigences en matière de quorum pour la tenue d’une assemblée. Cela s’explique par le fait que, lors d’une assemblée sans opposition, les candidats de la direction exerçant des fonctions de fondés de pouvoir désignés selon le formulaire de procuration détiennent normalement suffisamment de procurations pour atteindre le quorum exigé. Si les candidats de la direction sont présents en personne, il ne sera pas nécessaire de s’appuyer sur les dispositions législatives qui estiment que les personnes qui participent à une assemblée par voie électronique y sont présentes pour tenir adéquatement cette assemblée. 

Un actionnaire ou un fondé de pouvoir participant par voie électronique à une assemblée hybride peut voter lors de cette assemblée, même s’il n’est pas considéré comme étant présent aux fins de l’atteinte du quorum. Plusieurs lois sur les sociétés permettent aux actionnaires de voter par voie électronique même s’ils ne sont pas « réputés » être présents à l’assemblée. Par exemple, le paragraphe 141(3) de la Loi canadienne sur les sociétés par actions prévoit que le vote lors d’une assemblée peut être tenu entièrement par un moyen de communication téléphonique, électronique ou autre offert par la société. Ce paragraphe ne limite donc pas le vote aux personnes présentes en personne ou à celles réputées être présentes en participant par voie électronique, bien qu’il exige que le vote soit effectué entièrement par le moyen prévu. Si ce moyen permet de s’assurer de l’identité de la personne qui vote et de la voie hiérarchique par laquelle l’actionnaire ou le fondé de pouvoir vote, son vote peut être comptabilisé.

Les sociétés canadiennes qui ont tenu des assemblées hybrides au cours des dernières années sont Goldcorp Inc. (maintenant Newmont Corporation) en 2017 et 2018, Barrick Gold Corporation en 2019, ainsi que Groupe TMX Limitée et OceanaGold Corporation en 2018 et 2019.

Webdiffusion

Il est devenu courant pour les sociétés de tenir leur assemblée des actionnaires par webdiffusion. Bien que la webdiffusion offre l’occasion aux actionnaires d’assister à l’assemblée à distance lorsqu’ils ne sont pas en mesure de le faire en personne, cet arrangement ne satisfait pas aux exigences de présence réputée des actionnaires à l’assemblée. La webdiffusion des assemblées offre par ailleurs une possibilité restreinte aux personnes qui la visionnent de participer à l’assemblée en posant des questions ou en discutant avec d’autres participants et il n’existe aucun mécanisme permettant aux actionnaires qui assistent à la réunion par ce moyen de voter. La webdiffusion des assemblées est néanmoins plus facile à mettre en place que les assemblées entièrement virtuelles ou hybrides, qui exigent une technologie plus spécialisée et qui sont offertes par un nombre plus limité de fournisseurs. 

Que dois-je vérifier?

  • Vérifiez la loi de constitution des sociétés :
    • Prévoit-elle des restrictions à la participation par voie électronique aux assemblées?
    • Exige-t-elle qu’une assemblée soit tenue dans un endroit en particulier (comme une province ou un pays précis) et y a-t-il des exceptions à cette disposition? Par exemple, en vertu de l’article 166 de la Business Corporations Act de la Colombie-Britannique, l’assemblée générale des actionnaires doit être tenue en Colombie-Britannique ou dans un lieu situé à l’extérieur de la Colombie-Britannique i) si ce lieu est énoncé dans les statuts de la société; ii) s’il n’y a aucune restriction dans les statuts et que le lieu est approuvé par les actionnaires; ou iii) si l’agent chargé de la tenue des registres approuve ce lieu.
  • Vérifiez vos documents constitutifs (c.-à-d. les statuts et règlements ou les statuts constitutifs).
  • Les documents constitutifs permettent-ils expressément la participation par voie électronique aux assemblées?
  • Comportent-ils des dispositions qui interdiraient ou feraient obstacle à une assemblée des actionnaires virtuelle, comme l’exigence que tous les participants soient en mesure de communiquer adéquatement entre eux?

Pratiques exemplaires

  • Évitez d’avoir recours à une assemblée par voie électronique lorsqu’il y a un risque de course aux procurations; les assemblées par voie électronique exigent une planification importante et ne sont pas particulièrement adaptées pour gérer les perturbations occasionnées par une course aux procurations.
  • Communiquez suffisamment à l’avance la marche à suivre pour participer à l’assemblée par voie électronique.
  • Fournissez des informations détaillées dans la circulaire de sollicitation de procurations sur la façon d’accéder à l’assemblée par voie électronique, sur toute exigence minimale d’ordre technologique et sur la marche à suivre pour demander de l’aide si les actionnaires ont de la difficulté à se connecter à l’assemblée.
  • Les renseignements indiqués dans la circulaire de sollicitation de procurations doivent également préciser la procédure de vote électronique aux actionnaires et fondés de pouvoir lors de l’assemblée et fournir des mises en garde sur toute restriction relative à leur capacité de poser des questions au cours de l’assemblée.
  • Prenez connaissance du document Principles and Best Practices for Virtual Shareholder Meetings publié en 2018 par le Best Practices Committee for Shareowner Participation in Virtual Annual Meetings.[5]

Si les assemblées des actionnaires virtuelles sont parfois critiquées, lorsqu’elles sont gérées correctement, ces assemblées permettent de surmonter les obstacles liés aux déplacements et offrent ainsi aux actionnaires une plus grande possibilité de participation à un coût moindre. Étant de surcroît un moyen éprouvé, elles permettent de tenir des assemblées en minimisant ou éliminant la nécessité pour ses participants d’y être physiquement présents à un moment où les grands rassemblements peuvent occasionner un risque pour la santé. 

 

[2] Les provinces de Terre-Neuve-et-Labrador et de la Nouvelle-Écosse font toutefois exception, dans la mesure où les lois sur les sociétés applicables n’imposent pas d’exigences relatives à la tenue des assemblées des actionnaires par voie électronique, mais ne les permet pas explicitement non plus.

[3] Les mêmes exigences sont prévues au paragraphe 131(3.1) de la Business Corporations Act de l’Alberta, à l’article 126.1 de la Loi sur les corporations du Manitoba, à l’article 175 de la Loi sur les sociétés par actions du Québec et de la Loi sur les corporations de l'Île-du-Prince-Édouard.

[4] Voir le paragraphe 131(3) de la Business Corporations Act, le paragraphe 85(3) de Loi sur les corporations commerciales du Nouveau-Brunswick, le paragraphe 133(3) de la Loi sur les sociétés par actions du Nunavut et le paragraphe 133(3) de la Loi sur la société d’investissement et de développement des Territoires du Nord-Ouest.

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