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Une marge de manœuvre : retarder les obligations d'information continue en 2020

Auteur(s) : Andrew MacDougall, John M. Valley

Le 8 mai 2020

Dernière mise à jour : le 19 mai 2020

Pour de plus amples renseignements sur les modifications ci-dessous, veuillez communiquer avec l’un des auteurs ci-dessus ou avec un membre de notre groupe de gouvernance d'entreprise.

La pandémie de COVID-19 a déclenché une rafale de mesures de la part des organismes de réglementation et du gouvernement canadien pour permettre des retards dans le respect des exigences d’information continue. Toutefois, les restrictions en droit des sociétés limiteront une partie de la flexibilité accordée par la législation sur les valeurs mobilières et les règles boursières.

Retarder l’assemblée annuelle

TSX et TSX-V

La Bourse de Toronto et la Bourse de croissance TSX ont toutes deux renoncé à l'exigence que les sociétés tiennent leur assemblée annuelle dans les six mois suivant la fin de leur exercice financier; à condition que l'assemblée annuelle soit tenue au plus tard le 31 décembre 2020.

Droit des valeurs mobilières

La législation canadienne sur les valeurs mobilières n'impose pas de délai pour la tenue d'une assemblée annuelle.  Toutefois, elle prescrit les informations qui doivent être incluses dans les documents de procuration envoyés aux actionnaires. Dans le cas de la divulgation de la rémunération des dirigeants, le Règlement 51-102 exige que la divulgation soit faite dans les 140 jours suivant la fin de l'exercice de l'émetteur, ou dans les 180 jours suivant la fin de l'exercice de l'émetteur dans le cas des émetteurs émergents.  Toutefois, les décisions générales rendues par chacune des autorités de de réglementation des valeurs mobilières canadiennes le 1er mai (les décisions du 1er mai) prévoient désormais une dispense de l'obligation de dépôt à condition qu'un communiqué de presse soit publié et que la divulgation soit incluse dans une circulaire de sollicitation de procurations déposée au plus tard le 31 décembre 2020.

Droit des sociétés

La législation canadienne en droit des sociétés impose un délai pour la tenue d'une assemblée annuelle qui est fixé à 15 mois à compter de la dernière assemblée annuelle de la société.  Pour les sociétés dont l'exercice financier se termine le 31 décembre et qui ont tenu leur dernière assemblée annuelle en mai de l'année dernière, cette période de 15 mois se terminera en août.

De nombreux statuts de sociétés exigent que l'assemblée annuelle soit effectivement tenue dans ce délai de 15 mois.[1] En vertu d'un décret gouvernemental, le délai pour la tenue d'une réunion devant être tenue en vertu de la Loi sur les Compagnies (Nouvelle-Écosse) est de 90 jours civils après la dernière journée de l'état d'urgence déclaré en Nouvelle-Écosse. Le Registre des Sociétés de la Colombie-Britannique autorisera les sociétés constituées en vertu de la Loi sur les sociétés par actions (Colombie-Britannique) à retarder leur assemblée annuelle pour une période maximale de six mois. Toutefois, les gouvernements provinciaux et territoriaux de l'Alberta, du Nouveau-Brunswick, du Yukon, du Nunavut et des Territoires du Nord-Ouest n'ont pas encore accordé de prolongation similaire et, par conséquent, une ordonnance du tribunal serait nécessaire pour permettre à une société soumise à la législation sur les sociétés de ces juridictions de retarder la tenue de son assemblée annuelle au-delà du délai de 15 mois.

En Alberta, une dispense temporaire à l'exigence de convocation d'une réunion annuelle en personne a été accordée par arrêté ministériel. Toutefois, le report automatique n'est possible que si la date limite pour la tenue de l'assemblée annuelle en vertu des statuts de la société est fixée à une date qui tombe pendant l'état d'urgence sanitaire de la province, qui est actuellement en vigueur jusqu'au 15 juin 2020.

Bien que la Loi sur les sociétés par actions (Québec) exige également que l'assemblée annuelle soit tenue dans les 15 mois suivant la dernière assemblée annuelle, il ne serait pas possible de tenir l'assemblée plus de six mois après la fin de l'exercice financier en raison de l'obligation légale de présenter aux actionnaires des états financiers vérifiés pour un exercice financier terminé six mois ou moins avant l'assemblée annuelle.[2]

En vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA) et de la Loi sur les sociétés par actions (Île-du-Prince-Édouard), les sociétés sont tenues de convoquer une assemblée annuelle dans le délai de 15 mois ou, si ce délai est plus court, dans les six mois suivant la fin de l'exercice financier précédent de la société. Étant donné qu'une assemblée est convoquée par l'envoi d'un avis de convocation aux actionnaires y ayant droit, et que la date d'enregistrement pour déterminer les actionnaires ayant droit à une notification ne peut précéder de plus de 60 jours la date de l'assemblée, dans ces juridictions, l'assemblée pourrait se tenir près de 60 jours après la date limite de convocation de l'assemblée. Pour les sociétés dont l'exercice financier se termine le 31 décembre et qui ont tenu leur dernière assemblée annuelle en mai de l'année dernière, l'assemblée doit être convoquée avant la fin juin et pourrait se tenir vers la fin août. Une société régie par la LCSA ou la Loi sur les sociétés par actions (Île-du-Prince-Édouard) qui souhaiterait reporter la convocation de son assemblée à une date ultérieure devrait obtenir une ordonnance du tribunal pour ce faire. Glacier Media Inc. et GVIC Communications Corp. ont obtenu une ordonnance du tribunal prolongeant le délai de leurs assemblées annuelles jusqu'à la fin de cette année.[3]

Dans d'autres juridictions canadiennes, la réunion annuelle doit seulement être convoquée dans la période de 15 mois.[4] Ces juridictions exigent également que la date d'enregistrement ne soit pas antérieure de plus de 60 jours à la date de l'assemblée et, par conséquent, les sociétés de ces juridictions qui ont tenu leur assemblée annuelle en mai 2019 peuvent attendre jusqu'au mois d'août pour envoyer un avis de convocation pour l'assemblée, laquelle peut se tenir aussi tard qu'en octobre. En Ontario, une dispense temporaire de la date limite de l'assemblée annuelle a d'abord été accordée par un décret gouvernemental, puis promulguée par une modification de la loi. Toutefois, la prolongation automatique en Ontario n'est possible que si la date limite pour la tenue de l'assemblée annuelle prévue par la loi sur les sociétés tombe à une date où l'état d'urgence provincial est en vigueur, ou dans les 30 jours suivant la fin de l'état d'urgence provincial. Comme la durée de l'état d'urgence est incertaine, il n'est pas certain que la modification apporte une réelle aide aux sociétés régies par la loi sur les sociétés commerciales (Ontario). En pratique, l'assemblée devra toujours être convoquée dans le délai de 15 mois et tout retard dans la tenue de l'assemblée dépassant 50 jours à compter de cette date nécessiterait la fixation d'une nouvelle date de référence et, avec elle, le coût associé à la mise à jour et au renvoi de la circulaire d'information de la direction et des autres documents de procuration aux actionnaires inscrits à cette nouvelle date de référence.

Si une société a un exercice financier qui se termine le 31 décembre et est tenue, en vertu de ses statuts, de tenir son assemblée annuelle dans les 15 mois suivant la date de sa dernière assemblée annuelle ou de convoquer son assemblée annuelle dans les six mois suivant la fin de son exercice financier, il sera nécessaire de prendre rapidement des mesures pour fixer une date d'enregistrement et de réunion ou, si possible, de demander une ordonnance du tribunal autorisant un report de la date de réunion.

Retarder les états financiers

Exigences de dépôt de la législation sur les valeurs mobilières

Le 23 mars 2020, les autorités de réglementation des valeurs mobilières de tout le Canada ont rendu des décisions générales (les "décisions du 23 mars") offrant une certaine souplesse aux émetteurs qui en ont besoin pour retarder le dépôt de leurs états financiers annuels vérifiés ou intermédiaires non vérifiés et des rapports de gestion connexes. Pour toute échéance de dépôt entre le 23 mars et le 1er juin inclusivement, un émetteur peut prendre jusqu'à 45 jours supplémentaires pour effectuer le dépôt s'il le souhaite :

  • avant la date limite normale de dépôt, publie un communiqué de presse dans lequel l'émetteur
    • déclare qu'elle s'appuie sur les décisions générales et que sa direction et les autres initiés sont soumis à un black-out sur les délits d'initiés
    • indique la date estimée à laquelle la divulgation devrait être déposée
    • fournit une mise à jour sur tout développement commercial important depuis la date des derniers états financiers annuels ou rapports financiers intermédiaires qui ont été déposés (ou confirme qu'il n'y en a pas eu)
  • au plus tard 30 jours après le premier jour de la période de prolongation (et tous les 30 jours par la suite) publie, et dépose sur SEDAR dès que cela est raisonnablement possible, un communiqué de presse faisant le point sur tout développement commercial important depuis la date de la dernière mise à jour.

Exigences de remise de la législation sur les valeurs mobilières

Si un émetteur s'appuie sur les décisions du 23 mars pour retarder le dépôt de ses états financiers annuels vérifiés et du rapport de gestion qui s'y rapporte, il peut également retarder la remise de ces documents aux actionnaires au-delà des délais de livraison requis par le règlement 51-102. Lorsque l'émetteur a choisi de ne remettre les états financiers annuels vérifiés et le rapport de gestion connexe seulement à ceux qui en ont fait la demande, les décisions du 23 mars prévoient un délai maximal de 45 jours à compter de la date limite d'envoi (c'est-à-dire jusqu'à 55 jours à compter de la date à laquelle ils auraient dû être initialement déposés sur SEDAR, soit le 23 mai 2020 pour un émetteur dont l'exercice financier se termine le 31 décembre). Lorsque l'émetteur a choisi de remettre les états financiers annuels vérifiés et le rapport de gestion connexe à tous ses actionnaires inscrits et à ses bénéficiaires effectifs, il n'est pas tenu de les envoyer avant d'avoir envoyé sa circulaire d'information de gestion pour son assemblée annuelle.

Toutefois, les décisions du 1er mai prévoient un allègement supplémentaire en ce qui concerne l'obligation d'envoyer les états financiers annuels vérifiés et le rapport de gestion.  Pour les émetteurs qui ont envoyé des formulaires de demande aux actionnaires nominatifs et bénéficiaires en 2019 concernant les états financiers annuels et le rapport de gestion de l'émetteur pour 2020, les documents ne doivent être envoyés qu'aux actionnaires qui en ont fait la demande au plus tard le 31 décembre 2020.  Les émetteurs qui n'ont pas envoyé un tel formulaire de demande en 2019 ne sont pas tenus d'envoyer un formulaire de demande annuel cette année, mais ces émetteurs sont tenus d'envoyer les états financiers annuels vérifiés et le rapport de gestion à tous les actionnaires inscrits et aux propriétaires bénéficiaires effectifs de l'émetteur au plus tard le 31 décembre 2020.

Exigences de remise de la législation en droit des sociétés

En vertu de l'article 155 de la LCSA, les administrateurs d'une société publique doivent présenter à leurs actionnaires, lors de toute assemblée annuelle, des états financiers comparatifs vérifiés portant sur une période finissant au plus tard six mois avant l'assemblée annuelle. Ces états financiers doivent être envoyés aux actionnaires enregistrés avant l'assemblée annuelle en vertu de l'article 159 de la LCSA.  Si l'assemblée annuelle d'une société régie par la LCSA se tient plus de six mois après la fin de son exercice, la société devra également fournir des états financiers vérifiés pour une période intermédiaire depuis la fin de l'exercice afin de satisfaire à cette exigence. Toutefois, en vertu de l'article 156 LCSA, le directeur est habilité à accorder une dérogation à cette exigence s'il a des raisons de croire que le préjudice pouvant être causé à la société par cette exigence est plus important que les avantages qu'elle procure au public.

Des obligations similaires existent en vertu des dispositions correspondantes des lois sur les sociétés de toutes les autres juridictions canadiennes,[5] bien que la Loi sur les sociétés par actions (Québec) n'exige pas que ces états financiers soient envoyés aux actionnaires inscrits avant l'assemblée annuelle.[6] Toutefois, les sociétés publiques régies par les lois de la Colombie-Britannique et de l'Ontario n'auraient pas besoin de faire procéder à un audit des états financiers intermédiaires avant l'assemblée et de les envoyer aux actionnaires en raison des différences de formulation des lois. De plus, en Ontario, les sociétés publiques et non publiques qui tiennent leur assemblée annuelle entre le 17 mars 2020 et le 120e jour suivant la fin de l'état d'urgence dans cette province doivent seulement fournir les états financiers annuels de l'année précédente. Pour la plupart des autres juridictions, il est possible de demander une dérogation à l'obligation de fournir des états financiers intermédiaires vérifiés, similaire à l'autorité accordée par la LCSA.[7]

 

Les auteurs tiennent à remercier Emery White pour son aide inestimable dans la préparation de cette mise à jour.

 


[1] Voir Loi sur les sociétés par actions (Colombie-Britannique), art. 182(1) ; Loi sur les sociétés par actions (Alberta), art. 132(1) ; Loi sur les sociétés par actions (Québec), art. 163 ; Loi sur les sociétés par actions (Nouveau-Brunswick), art. 85(1) ; Loi sur les compagnies (Nouvelle-Écosse), art. 83(1) ; Loi sur les sociétés par actions (Yukon) art. 134(1) ; Loi sur les sociétés par actions (Nunavut) art. 134(1) ; Loi sur les sociétés par actions (Territoires du Nord-Ouest) art. 134(1).

[2] Voir la Loi sur les sociétés par actions (Québec), art. 225

[3] Glacier Media Inc. (Re), 2020 BCSC 591 (CanLII)

[4] Voir Loi sur les sociétés par actions (Saskatchewan), art. 127(a) ; Loi sur les sociétés par actions (Manitoba), art. 127(a) ; Loi sur les sociétés par actions (Ontario), art. 94(1) ; Loi sur les sociétés (Terre-Neuve-et-Labrador), art. 217(a). Certaines de ces lois prévoient également que la date de convocation à l’assemblée ne peut pas être antérieure à 50 jours à la date de l’assemblée.

[5] Loi sur les sociétés par actions (Colombie-Britannique), art. 185 ; Loi sur les sociétés par actions (Alberta), art. 155 et 159 ; Loi sur les sociétés par actions (Saskatchewan), art. 149 et 153 ; Loi sur les sociétés (Manitoba), art. 149, 153 et 154 ; Loi sur les sociétés par actions (Ontario), art. 154 ; Loi sur les sociétés par actions (Nouveau-Brunswick), art. 100 et 103 ; Loi sur les sociétés (Terre-Neuve-et-Labrador), art. 258 et art. 262 ; Loi sur les compagnies (Nouvelle-Écosse), art. 121(1) ; Loi sur les sociétés par actions (Î.-P.-É.), art. 125 et art. 128 ; Loi sur les sociétés par actions (Yukon), art. 157 et art. 161 ; Loi sur les sociétés par actions (Nunavut), art. 157 et art. 161 ; Loi sur les sociétés par actions (Territoires du Nord-Ouest), art. 157 et art. 161.

[6] Au Québec, les états financiers qui doivent être présentés aux actionnaires en vertu de l'article 225 de la Loi sur les sociétés par actions (Québec) doivent porter sur un exercice financier terminé au plus tard six mois avant l'assemblée annuelle et la loi ne permet pas de se soustraire à cette exigence.

[7] Les exceptions sont le Nouveau-Brunswick et le Yukon.