Communications électroniques - un outil essentiel pour le respect des obligations d’information en raison de la perturbation des activités résultant de la COVID-19

Le 1 juin 2020

La pandémie de COVID-19 continue d’entraîner d’importantes perturbations dans tous les secteurs de notre société. Les administrateurs de régimes de retraite ne sont pas à l’abri de ces perturbations. Pendant cette période difficile, les administrateurs doivent continuer d’administrer les régimes de retraite conformément à leurs obligations fiduciaires, aux exigences législatives et aux dispositions réglementaires, sous réserve de toute mesure d’allégement spécifique mise en œuvre en réponse à la pandémie de COVID-19. L’une des principales activités d’administration du régime qui a été touchée par la pandémie est la capacité de l’administrateur à se conformer aux dispositions de la Loi sur les régimes de retraite (Ontario) et de ses règlements d’application (la « LRR ») ou aux règles de l’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers. (« ARSF ») qui exige la remise de certains documents aux participants au régime ou à d’autres personnes dans des délais prescrits (les « documents prescrits »).

Le 10 décembre 2019, les articles 30.1 et 112 de la LRR ont été modifiés pour inclure de nouvelles dispositions concernant la transmission par voie électronique des documents prescrits (la « modification »). Nous avons présenté un aperçu de la modification dans un billet antérieur résumant les modifications apportées à la LRR le 19 décembre 2019 (disponible en anglais seulement). La modification représente une étape importante vers la normalisation de l’utilisation des communications électroniques dans le secteur des régimes de retraite de l’Ontario. De plus, il fournit aux administrateurs un outil clé pour se conformer aux obligations d’information prescrites à un moment où eux ou leurs mandataires, ne peuvent avoir accès à un nombre suffisant de membres du personnel et/ou de locaux physiques nécessaires pour préparer et envoyer par la poste des exemplaires imprimés des documents prescrits.

Exigences relatives à la transmission par voie électronique des documents prescrits en Ontario

Avant la modification, les administrateurs en Ontario avaient déjà la possibilité de transmettre les documents prescrits aux participants au régime et à d’autres personnes par des moyens électroniques conformes à la Loi de 2000 sur le commerce électronique (Ontario). La modification simplifie le cadre de la transmission par voie électronique des documents prescrits en énonçant les exigences des articles 30.1 et 112 de la LRR. De plus, elle permet aux administrateurs de s’appuyer sur le consentement réputé donné pour la transmission des documents par voie électronique dans certaines circonstances. Voici quelques considérations clés dont les administrateurs doivent tenir compte lorsqu’ils ont l’intention de remettre les documents prescrits par voie électronique :

• Obligation d’avis préalable de transmission électronique – Avant de fournir les documents prescrits aux membres ou anciens membres par voie électronique, les administrateurs doivent d’abord se conformer aux règles d’avis prévues par la LRR exigeant que l’administrateur envoie un avis par la poste contenant certains renseignements précis à la dernière adresse connue du participant ou de l’ancien participant (un « avis préalable »).
• Avis supplémentaire lors du départ à la retraite – Lors du départ à la retraite d’un participant ou d’un ancien participant qui a reçu un avis préalable, l’administrateur doit fournir au participant retraité un avis supplémentaire (un « avis de rappel ») contenant certains renseignements par la poste et en version électronique.
• Consentement réputé donné – Un participant, un ancien participant ou un participant retraité qui a reçu un avis préalable est réputé avoir consenti à la transmission par voie électronique de documents à l’avenir et ce, jusqu’à ce que le destinataire de l’avis préalable donne des instructions à l’administrateur pour qu’il cesse de lui remettre les documents prescrits par voie électronique. Comme ces membres peuvent choisir de cesser de recevoir les documents par voie électronique à tout moment, les administrateurs doivent s’assurer qu’ils disposent d’un processus leur permettant de répondre facilement à de telles demandes dans un bref délai.
• Consentement exprès requis pour certaines personnes – Les dispositions relatives au consentement réputé donné décrites ci-dessus ne s’appliquent pas aux personnes qui prennent leur retraite avant de recevoir un avis préalable ou à d’autres personnes, qui ne sont ni des membres ni d’anciens membres, à qui l’administrateur est tenu de fournir les documents prescrits (par exemple, conjoints ou autres bénéficiaires du régime). L’administrateur devra obtenir un consentement exprès pour la remise par voie électronique des documents prescrits à ces personnes. Par ailleurs, l’administrateur peut se fier au consentement implicite de ces personnes pour leur remettre les documents prescrits par voie électronique. Toutefois, l’existence d’un consentement implicite est une analyse factuelle qui oblige l’administrateur à tenir compte de certains facteurs.
• Règles particulières pour les renseignements personnels ou prescrits – Lorsqu’il s’agit d’envoyer des documents prescrits contenant des renseignements personnels ou des renseignements prescrits par voie électronique, la LRR exige que l’administrateur utilise des moyens électroniques qui répondent à des exigences précises.
• Surveillance des nouvelles exigences prescrites – Les exigences de la LRR concernant l’avis préalable, l’avis de rappel et les documents prescrits contenant des renseignements personnels ou requis exigent également que l’administrateur se conforme à d’autres exigences qui peuvent être prescrites. Bien qu’aucune exigence supplémentaire n’ait encore été prescrite, les administrateurs devraient s’assurer qu’ils ont mis en œuvre des processus pour les tenir au courant de toute nouvelle exigence applicable prescrite en temps opportun.

Incidences pratiques et mesures d’allégement

À ce stade-ci, les administrateurs du régime de l’Ontario qui ont mis en œuvre des processus pour la transmission des documents prescrits en vertu de la LRR seront bien placés pour répondre aux exigences légales à l’égard des participants qui ont consenti à recevoir les documents prescrits par voie électronique. Les administrateurs qui n’avaient pas mis en œuvre un processus pour faciliter la transmission par voie électronique avant la perturbation des activités engendrée par la pandémie de Covid-19 pourraient avoir de la difficulté à le faire maintenant, étant donné qu’ils sont tenus de remettre l’avis préalable par la poste. Une solution à envisager est d’obtenir le consentement exprès pour la transmission par voie électronique des documents prescrits oralement ou électroniquement.

Les administrateurs qui ont de la difficulté à respecter leurs obligations d’information peuvent demander une dispense en communiquant avec l’ARSF. Bien que l’ARSF n’ait pas prolongé les délais pour les documents prescrits, elle a indiqué que lorsque les administrateurs ou leurs agents ont de la difficulté à respecter les délais prescrits, ils doivent communiquer avec l’ARSF dès que possible. Lorsqu’un administrateur a divulgué des contestations et proposé un plan d’action que l’ARSF juge raisonnable, cette dernière a indiqué qu’elle n’imposera pas de sanctions administratives pécuniaires à l’égard des communications tardives des membres qui sont exigibles avant le 1^er septembre 2020, ou comme autrement convenu avec un administrateur ou son mandataire.^[1]

Résumé

Nous prévoyons que la perturbation importante entraînée par la pandémie de COVID-19 sera un moteur de changement qui élargira la portée de l’utilisation des communications par voie électronique dans le secteur des régimes de retraite dans tout le au Canada. Avant la pandémie de la COVID-19, la réglementation mettait déjà davantage l’accent sur les communications électroniques dans le secteur des régimes de retraite. Par exemple, en mai 2019, l’Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite a mis à jour la Ligne directrice no 2 – La communication électronique dans le secteur des régimes de retraite, qui encourageait les provinces qui ne l’avaient pas déjà fait à adopter une loi qui permet les communications électroniques comme forme de communication par défaut ou qui reconnaît le consentement réputé. Entre-temps, les administrateurs qui ont l’intention de mettre en œuvre des processus pour faciliter la transmission par voie électronique de documents prescrits en Ontario devraient tenir compte des principaux facteurs susmentionnés et demander conseil au besoin.