Auteur(s) :
Alexandre Fallon, Laurence Cournoyer
Le 21 juillet 2023
Le Règlement sur la langue de l’Administration, entré en vigueur le 1er juin 2023, clarifie des dispositions de la Charte de la langue française du Québec (la Charte) tout en créant de nouvelles exceptions au principe général du français comme première et unique langue de l’Administration.
Le nouveau règlement précise notamment les circonstances dans lesquelles l’Administration peut communiquer et conclure des contrats avec les entreprises dans une autre langue que le français et les situations dans lesquelles les entreprises peuvent transmettre de la documentation à l’Administration dans une autre langue que le français. Le règlement prévoit également la possibilité de conclure des contrats en anglais et de faire de la version anglaise d’un contrat conclu avec l’Administration la version contraignante dans un certain nombre de situations.
Communications écrites avec les entreprises
Le nouveau règlement précise les circonstances dans lesquelles il est possible pour l’Administration d’utiliser une autre langue, en plus du français, dans ses communications écrites avec une entreprise. Notamment, l’Administration est autorisée à le faire lorsqu’elle communique avec le siège ou l’établissement d’une entreprise située à l’extérieur du Québec, même si cette entreprise a par ailleurs un établissement au Québec.
Contrats de l’Administration et autres écrits connexes
Le règlement élargit l’éventail des situations dans lesquelles l’Administration peut joindre à un contrat une version du contrat dans une autre langue que le français. Cette disposition s’applique également aux autres écrits qui sont relatifs aux contrats qui sont visés par la disposition. Les situations les plus pertinentes sont les suivantes :
- lorsqu’il y a lieu de stimuler la participation de soumissionnaires établis à l’extérieur du Québec dans le cadre d’un appel d’offres public
- lorsque le soumissionnaire ou l’entrepreneur doit transmettre, relativement à un contrat, des documents de tiers concernant des questions d’assurance, financières, techniques, industrielles ou scientifiques et que ces documents n’existent pas en français
- lorsque l’écrit transmis à un organisme de l’Administration en vertu d’un contrat est destiné à être utilisé à l’extérieur du Québec
- lorsqu’un organisme de l’Administration contracte au Québec avec une entreprise établie au Québec et que les échanges nécessaires à la conclusion du contrat se déroulent avec le siège ou un établissement de l’entreprise, lorsque ce siège ou l’établissement est à l’extérieur du Québec, ou lorsqu’un organisme de l’Administration adhère à un contrat soumis par la société mère d’une entreprise établie au Québec, lorsque cette société est à l’extérieur du Québec
- lorsqu’un organisme de l’Administration contracte à la fois avec un fournisseur ou un prestataire de services et un autre gouvernement n’ayant pas comme langue officielle le français
- lorsqu’un organisme de l’Administration contracte en matière de technologies de l’information relativement à des licences qui n’existent pas en français
- lorsqu’il est impossible pour l’organisme de l’Administration de se procurer en temps utile et à un coût raisonnable le produit ou le service recherché ou un autre produit ou service qui y est équivalent, sans recourir à des contrats en anglais et en français
Plus important encore, les contrats dont il est question ci-dessus, entre autres, peuvent être rédigés d’abord en anglais, ensuite signés, puis traduits en français. En outre, il est possible de préciser que c’est la version anglaise qui prévaut; en l’absence de précision, c’est la version française qui prévaut.
En outre, le règlement ajoute les contrats relatifs aux opérations liées au domaine de l’électricité à la liste des contrats qui peuvent être conclus exclusivement dans une autre langue que le français. Cet ajout a une portée très large, puisque l’article 55 de la Charte, qui régit les contrats privés, exempte tout contrat que l’Administration a le droit de conclure exclusivement dans une autre langue que le français de l’obligation de fournir systématiquement une version française lorsque le contrat n’est pas négociable.
Écrits transmis pour obtenir un permis ou une subvention
Le règlement permet aux entreprises de transmettre des documents uniquement dans une autre langue que le français à l’Administration dans le cadre d’une demande de permis ou de subvention dans plusieurs situations, notamment les suivantes :
- lorsque l’écrit est également transmis à un tiers à l’extérieur du Québec
- lorsque l’écrit émane du siège ou de l’établissement d’une entreprise établie au Québec, lorsque ce siège ou l’établissement est situé à l’extérieur du Québec
- lorsque l’écrit a pour objet l’obtention d’une autorisation ou d’une aide financière en recherche
Lorsque la demande de permis ou de subvention est acceptée, ces mêmes exceptions s’appliquent à toute documentation qui doit être transmise à l’Administration en ce qui concerne cette subvention.
Nouvelles exceptions pour les contrats et les subventions
Enfin, le règlement crée de nouvelles exceptions à l’article 152.1 de la Charte, qui interdit à l’Administration de conclure un contrat avec une entreprise qui ne respecte pas la Charte ou d’octroyer une subvention à une telle entreprise. Le règlement permet à l’Administration de déroger à cette interdiction lorsque sa mission est compromise et que : (1) en raison d’une situation d’urgence, la sécurité des personnes ou des biens est en cause, ou (2) l’entreprise est la seule en mesure de fournir le bien ou le service et aucune autre entreprise n’offre un bien ou un service équivalent.