Modalités de prestation de services

1. L’équipe

Un associé d’Osler sera chargé, à titre de principal responsable, de faire en sorte que vos besoins juridiques sont remplis. Cet associé responsable déterminera également le personnel additionnel requis pour chaque dossier que vous nous confiez. Des avocats et d’autres professionnels du droit seront affectés à chacun de vos dossiers en fonction de leur expérience et de leur compétence ainsi qu’en fonction de la nature et de l’ampleur des questions et des échéances en cause.

Osler compte des bureaux à Vancouver, à Calgary, à Toronto, à Ottawa, à Montréal ainsi qu’à New York. Les bureaux canadiens et le bureau de New York sont exploités par deux sociétés en nom collectif étroitement reliées. Celles-ci partagent l’information, l’expertise et les bases de données, afin d’améliorer la qualité de notre service à la clientèle. Il se peut qu’à l’occasion, des professionnels du droit rattachés à d’autres bureaux que celui avec lequel vous traitez principalement participent à l’exécution du mandat. « Osler » désigne tant ces deux sociétés en nom collectif que l’ensemble des bureaux du cabinet. De même, les « associés » et les « avocats » d’Osler représentent tous les avocats qui travaillent dans l’un ou l’autre de ces bureaux. En outre, tous les juristes chez Osler sont tenus, en vertu des lois pertinentes, de respecter la confidentialité des renseignements obtenus des clients et le secret professionnel.

Par ailleurs, certains secteurs spécialisés du droit, notamment le droit fiscal, sont complexes et en constante évolution et sont souvent subdivisés en champs de spécialisation dans lesquels nos avocats chez Osler ont acquis une compétence particulière. En conséquence, nous jugeons souvent utile de consulter nos collègues sur des points précis. Nous estimons qu’en faisant appel à l’expertise d’autres avocats ou professionnels du droit, nous sommes en mesure de fournir des avis de meilleure qualité et à meilleur prix pour vous que si nous limitons strictement le nombre de professionnels qui participent à un dossier donné.

À l’occasion, nous pouvons engager des avocats et des parajuristes contractuels qui ne sont pas des associés ou des employés réguliers d’Osler et que nous rémunérons à l’heure. Pour les mandats dont les honoraires sont fixés selon un taux horaire, les frais liés au temps passé par les professionnels contractuels apparaitront avec ceux des autres professionnels du droit d’Osler à des taux que nous fixons en fonction de l’expérience et l’expertise de ces professionnels contractuels tout en tenant compte de la supervision qu’Osler leur apporte.

Nous sommes toujours disposés à discuter avec vous de tous les aspects du mandat, notamment de l’affectation de personnel à une opération ou à un dossier particulier.

2. Portée de notre rôle

La portée de notre rôle dans chaque mandat que vous nous confiez sera confirmée dans les communications qui seront échangées avec vous durant l’exécution du travail. Nous n’élargirons pas la portée du mandat sans obtenir des directives de votre part. En particulier, nos conseils n’engloberont pas les aspects fiscaux d’une question, à moins qu’il ne soit expressément entendu que le mandat comprend des services fiscaux.

Notre rôle consiste à vous fournir des conseils et des services juridiques. Quoique nous nous efforcions de vous aider à atteindre tous vos objectifs dans le cadre de l’opération ou du dossier en question, vous devrez faire appel à vos propres experts ou d’autres conseillers externes en ce qui a trait aux conseils financiers et d’affaires.

À moins de directives contraires de votre part, nous accepterons des instructions de toute personne au sein de votre organisation qui dispose du pouvoir apparent concernant le dossier en cause.

3. Gestion des conflits d’intérêts

Certains de nos clients nous confient le mandat général de les représenter, tandis que d’autres font appel à nous pour des mandats ponctuels ou particuliers. Il se peut qu’une relation préjudiciable existe ou se crée à l’avenir entre vous mêmes et l’un de nos autres clients.

Au moment de retenir nos services, vous avez accepté qu’Osler puisse représenter d’autres clients (dont certains peuvent vous faire concurrence dans le cadre de leurs activités commerciales) pour des questions qui peuvent être considérées comme vous étant préjudiciables ou contraires à vos intérêts, pourvu que vous n’ayez pas retenu nos services précisément pour le mandat que cet autre client désire nous confier. De plus, vous convenez de vous abstenir de faire valoir que le fait que nous vous représentions nous rend incapables de représenter un autre client dans le cadre d’un tel mandat.

Toutefois, soyez assuré que nous avons établi des politiques et des procédures détaillées pour la mise en place et le maintien de « mesures de cloisonnement » requises entre les avocats qui représentent des clients dans des dossiers mettant en jeu des intérêts contraires. Comme c’est le cas pour l’information confidentielle de tous nos clients, à aucun moment, nous ne communiquerons l’information confidentielle qui vous concerne à un autre client ou ne l’utiliserons à son avantage sans votre consentement exprès et de la même manière, vous acceptez que nous ne vous communiquions aucune information confidentielle que nous pourrions avoir à notre disposition relativement à un autre client, qu’elle soit ou non pertinente pour votre entreprise ou le dossier pour lequel vous avez retenu nos services, sans le consentement exprès de l’autre client.

Certains de nos parajuristes, employés de la bibliothèque ou d’autres employés, tels que des chercheurs et commis aux enregistrements, peuvent fournir des services à deux ou plus de clients dans le cadre de dossiers ayant des intérêts contraires dans le cadre de « mesures de cloisonnement ». Toutefois, cette prestation de services n’est autorisée que lorsqu’elle ne nécessite pas l’accès à des renseignements confidentiels de l’un de ces clients ou de l’un de ces dossiers par ces employés.

Si vous le jugez approprié, vous pouvez obtenir des conseils juridiques indépendants quant aux incidences de votre acceptation des présentes modalités.

4. Honoraires et débours

Nos honoraires sont généralement calculés selon le nombre d’heures que les avocats et autres professionnels du droit consacrent à votre dossier, leurs services étant facturés en fonction de taux horaires. Nos taux horaires sont rajustés périodiquement afin de refléter l’expérience, la compétence et l’ancienneté de notre personnel professionnel ainsi que certains facteurs économiques généraux. Sur demande, l’associé responsable pourrait vous donner plus de précisions sur nos taux.

Bien que les heures consacrées à un dossier constituent un facteur important dans l’établissement de nos honoraires, notre note d’honoraires pourrait tenir compte d’autres facteurs, notamment des suivants :

• l’expérience, la réputation et les compétences des professionnels qui rendent les services ;
• la somme en jeu ;
• les résultats particulièrement favorables qui ont été obtenus ;
• les échéances que vous établissez ou qui sont dictées par les circonstances du dossier ;
• le fait que l’acceptation du dossier nous empêchera, partiellement ou totalement, de fournir des services à d’autres clients.

Nous discuterons et conviendrons avec vous de tout ajustement apporté à nos honoraires pour tenir compte de ces circonstances particulières.

L’échec d’une opération n’aura pas d’incidence sur nos honoraires, à moins que nous n’ayons expressément convenu avec vous et à l’avance d’une entente pour un autre mode de facturation qui prévoit ce type d’ajustement.

De façon générale, nous présentons nos notes d’honoraires chaque mois. Toutes ces notes d’honoraires sont dues et payables à leur réception. Si une note d’honoraires n’est pas réglée dans les 30 jours de la date qu’elle porte, nous pouvons exiger des intérêts à un taux annuel conformément aux règles de déontologie applicables aux avocats à compter de la date de facturation jusqu’à la date de paiement.

Nos notes d’honoraires incluront également, à moins d’une autre entente particulière avec vous, les montants des débours et des services auxiliaires notamment les frais d’appels interurbains, de photocopie et de télécopie, de messagerie et d’autres services de communication, les frais d’accès aux bases de données informatiques, les frais de recherche juridique, les frais de déplacement, les heures supplémentaires nécessaires que le personnel de soutien effectue pour votre compte, les frais de port, les droits exigés par les agences gouvernementales et d’autres frais engagés pour votre compte. Tous ces frais servent à recouvrer les coûts réels du cabinet liés à la prestation de services. En ce qui concerne les services internes (tels que les photocopies et la recherche informatique), ces frais incluent le coût direct du service (à savoir, par exemple, le coût réel de la copie sur une photocopieuse) ainsi qu’une répartition des frais directement liés à la prestation de services. Ces frais peuvent être modifiés à l’occasion. Pour les débours importants, nous pourrions vous demander des fonds à l’avance ou nous vous transmettrons les factures afin que vous les payiez directement.

Il vous incombera de payer les honoraires et les débours d’autres cabinets d’avocats que nous retenons pour votre compte pour la prestation de conseils portant sur les lois d’autres territoires. Il vous incombera également de régler les honoraires et les débours d’experts ou de tiers fournisseurs de services que nous retenons pour votre compte. Les honoraires et les débours de ces experts et autres fournisseurs de services pourront vous être facturés directement ou nous pourrons choisir de vous transmettre, aux fins de paiement, les notes d’honoraires que nous recevrons de ces mandataires, experts et fournisseurs.

5. Société en nom collectif à responsabilité limitée

Osler est une société en nom collectif à responsabilité limitée établie en Ontario et à New York. L’associé d’une société en nom collectif à responsabilité limitée n’est pas personnellement responsable des dettes, des obligations ni des éléments de passif de la société en nom collectif à responsabilité limitée, y compris ceux qui découlent de la négligence ou de l’omission d’un autre associé ou d’une personne placée sous la supervision directe de cet autre associé. Les associés d’une société en nom collectif à responsabilité limitée ne sont personnellement responsables que de leurs propres actions et omissions, ainsi que des actions et omissions des personnes qui se trouvent sous leur supervision directe.

6. Protection des renseignements personnels

Dans le cadre du travail que nous effectuons pour vous, vous pourriez nous communiquer (et nous pourrions recueillir, utiliser et communiquer) des renseignements personnels qui sont assujettis aux lois applicables sur la protection des renseignements personnels. Nous ne recueillerons, n’utiliserons et ne communiquerons ces renseignements personnels qu’à seule fin de vous fournir nos services. Vous pouvez obtenir un exemplaire de notre déclaration sur la protection des renseignements personnels en visitant notre site Web, osler.com, ou en communiquant avec un membre de l’équipe qui vous est affectée.

7. Nos obligations envers les clients et en matière de dénonciation

À moins d’y avoir expressément consenti autrement, en agissant pour vous, nous n’agissons pour aucune personne ou entité apparentée à vous (notamment vos actionnaires, vos administrateurs, vos dirigeants, votre société mère, vos filiales, les membres de votre groupe, vos partenaires, vos coentrepreneurs ou vos confrères au sein d’une association commerciale), ni ne nous engageons envers celles-ci, et aucune relation client avocat ou autre relation fiduciaire n’existe entre Osler et une telle personne ou entité apparentée.

Lorsque nous sommes mandatés pour représenter une organisation, nous sommes obligés envers celle-ci et non envers l’un quelconque des administrateurs, des dirigeants, des employés ou des autres mandataires de l’organisation, à moins que nous en ayons convenu expressément autrement, et ce, même si ces personnes peuvent nous donner des directives ou que nous pouvons les conseiller au nom de l’organisation.

En conformité avec les règles déontologiques applicables aux avocats, si nous avons la preuve d’actions fautives commises par l’organisation ou pour son compte ou par l’un de ses dirigeants, administrateurs, employés ou mandataires, nous pourrions être tenus de dénoncer les actes fautifs aux dirigeants ou aux administrateurs appropriés de l’organisation.

8. Communications électroniques

Nous communiquerons avec vous et vous fournirons des documents par divers modes de communication électronique, notamment par courrier électronique acheminé sur Internet, et vous pourrez également correspondre avec nous ou nous transmettre des documents de la même façon. Ces communications électroniques pourront contenir des renseignements ou des documents qui sont confidentiels ou protégés par le secret professionnel, à moins que vous ne nous donniez pour directive de ne pas envoyer de renseignements ou de documents de ce genre par voie électronique.

On ne peut pas exclure le risque que ces communications électroniques soient interceptées ou manipulées par des tiers ou qu’elles contiennent des virus informatiques. Par ailleurs, nous employons des dispositifs de filtrage (par exemple un logiciel antipourriel) qui pourraient entraver la livraison en temps utile de vos communications électroniques. Votre responsabilité envers nous, tout comme la nôtre envers vous, n’est aucunement engagée en ce qui a trait aux communications électroniques que nous échangeons ou à l’égard de la non livraison ou d’un retard de livraison ou de tout autre dommage se rapportant à une communication électronique ni en raison des actes de tiers s’y rapportant.

Si vous préférez que la correspondance ou les documents vous soient envoyés sous une forme plus sûre ou mieux protégée (par exemple sous une forme chiffrée), n’hésitez pas à communiquer avec nous pour nous le demander. De plus, si vous avez des inquiétudes ou des doutes au sujet de l’authenticité d’une communication électronique dont nous sommes censément les expéditeurs ou à l’égard du moment où cette communication vous a été envoyée, veuillez communiquer avec nous sans délai.

9. Résiliation

Vous pouvez résilier pour quelque motif que ce soit le mandat que vous nous avez confié au moyen d’un avis écrit en ce sens, auquel cas les honoraires et débours impayés deviennent immédiatement exigibles, qu’une note d’honoraires s’y rapportant vous ait été présentée ou non.

Nous avons le droit de cesser de fournir des services juridiques et de vous représenter pour tout motif compatible avec les règles de déontologie, notamment des conflits d’intérêts imprévus ou des honoraires et débours impayés.

À moins que notre mandat n’ait pris fin antérieurement, nous cesserons de vous représenter au moment où nous vous remettrons notre note d’honoraires définitive. Si, à la fin du mandat, vous désirez que des documents vous soient retournés, nous vous remercions de nous en informer. Autrement, les documents que vous nous avez fournis et le produit de notre travail seront traités, à l’occasion, en conformité avec notre politique de conservation des documents établie dans le respect de toutes les exigences professionnelles applicables. Pour diverses raisons, notamment notre objectif de réduire au minimum le coût de l’entreposage superflu, nous nous réservons le droit, à l’occasion, de détruire ces documents ou de nous en départir conformément à notre politique de conservation des documents. Nous serons heureux de vous transmettre des informations sur les principales modalités de notre politique de conservation des documents, à tout moment et à votre demande.

Après l’achèvement d’un mandat particulier, les changements éventuels touchant l’application ou l’interprétation des lois ou des règlements ou l’apparition de nouvelles circonstances factuelles pourraient influer sur vos droits et obligations existants et futurs. Nous n’assumons aucunement l’obligation continue de vous faire part des nouvelles considérations juridiques et factuelles, à moins que nos services n’aient expressément été retenus à cette fin après l’achèvement du mandat en cause.

10. Lois applicables et arbitrage

Les modalités de notre entente sont soumises aux lois en vigueur dans le territoire où travaille l’associé responsable de votre dossier.

Si, pour un service fourni à partir du bureau d’Osler à New York, il y a un différend en ce qui a trait à nos honoraires, vous pouvez recourir à l’arbitrage en vue de résoudre ce différend en vertu de la partie 137 des Rules of the Chief Administrator of the Courts de l’État de New York, dont une copie vous sera fournie sur demande.

11. Renseignements supplémentaires

Les dispositions précédentes définissent les modalités de notre entente de prestation de services tout au long de notre collaboration, sous réserve, comme il a été mentionné plus haut, d’autres modalités convenues avec vous.

Osler pourrait modifier les présentes modalités de prestation de services de temps à autre afin de refléter les pratiques de marché actuelles. Une version à jour de ces modalités sera accessible en tout temps sur osler.com.

Nous accusons réception de votre demande. Nous communiquerons avec vous sous peu afin de confirmer le délai de remise de votre travail.

Merci

Mise à jour : avril 2022