Modalités de prestation de services

1. L’équipe

Un associé d’Osler sera chargé, à titre de principal responsable, de veiller à ce que le cabinet réponde à vos besoins juridiques et de superviser les travaux juridiques effectués pour vous. Cet associé responsable décidera également du personnel supplémentaire requis pour chaque dossier que vous nous confiez. Des avocats et d’autres professionnels du droit seront affectés à chacun de vos dossiers en fonction de leur expérience et de leur compétence ainsi qu’en fonction de la nature et de l’ampleur des questions et des échéances en cause.

Osler dispose de bureaux à Vancouver, Calgary, Toronto, Ottawa, Montréal et New York. Les bureaux canadiens et le bureau de New York sont exploités par deux sociétés en nom collectif étroitement reliées. Celles-ci partagent l’information, l’expertise et les bases de données, afin d’améliorer la qualité de notre service à la clientèle. Il se peut, à l’occasion, que des professionnels du droit rattachés à d’autres bureaux que celui avec lequel vous traitez principalement participent à l’exécution du mandat. « Osler » désigne tant ces deux sociétés en nom collectif que l’ensemble des bureaux du cabinet. De même, les « associés » et les « avocats » d’Osler représentent tous les avocats qui travaillent dans l’un ou l’autre de ces bureaux. En outre, tous les avocats d’Osler sont tenus, en vertu des lois applicables, de respecter la confidentialité des renseignements obtenus des clients et le secret professionnel de l’avocat.

Par ailleurs, certains secteurs spécialisés du droit qui, comme le droit fiscal, sont complexes et en constante évolution, sont souvent subdivisés en champs de spécialisation dans lesquels nos avocats chez Osler ont acquis une grande expertise. Nous jugeons donc souvent utile de consulter nos collègues sur des points précis. Nous estimons qu’en faisant appel à l’expertise d’autres avocats ou professionnels du droit, nous sommes en mesure de vous fournir des avis de meilleure qualité et à meilleur prix que si nous limitons strictement le nombre de professionnels qui participent à un dossier donné.

À l’occasion, nous pouvons engager des avocats et des parajuristes contractuels qui ne sont pas des associés ou des salariés permanents d’Osler et que nous rémunérons à l’heure. Pour les mandats dont les honoraires sont fixés selon un taux horaire, les frais liés au temps passé par ces professionnels contractuels apparaitront avec ceux des autres professionnels du droit d’Osler à des taux que nous fixons en fonction de l’expérience et la compétence de ces professionnels contractuels tout en tenant compte de la supervision qu’Osler leur apporte.

Nous sommes toujours disposés à discuter avec vous de tous les aspects du mandat, notamment l’affectation du personnel à une opération ou à un dossier particulier.

2. Étendue de notre rôle

L’étendue de notre rôle dans chaque dossier que vous nous confiez sera confirmée dans les communications qui seront échangées avec vous durant l’exécution du travail. Nous n’élargirons pas l’étendue du mandat sans obtenir des directives de votre part. En particulier, nos conseils n’engloberont pas les aspects fiscaux d’un dossier, y compris des conseils relatifs à l’application et au respect des règles de divulgation obligatoires (telles que définies ci-dessous), à moins qu’il ne soit expressément entendu que le mandat comprend de tels services. 

Notre rôle consiste à vous fournir des conseils et des services juridiques. Quoique nous nous efforcions de vous aider à atteindre vos objectifs financiers et d’affaires dans le cadre de l’opération ou du dossier en question, vous devrez faire appel à vos propres spécialistes ou à d’autres conseillers externes en ce qui a trait aux conseils proprement financiers et d’affaires.

À moins de directives contraires de votre part, nous accepterons des instructions de toute personne au sein de votre organisation qui dispose du pouvoir apparent concernant le dossier en cause.

3. Gestion des conflits d’intérêts

Certains de nos clients nous confient le mandat général de les représenter, tandis que d’autres font appel à nous pour des dossiers plus sensibles. Il est possible qu’une relation conflictuelle existe ou se crée à l’avenir entre vous et l’un de nos autres clients.

Au moment de retenir nos services, vous avez accepté qu’Osler puisse représenter d’autres clients (dont certains peuvent vous faire concurrence) dans des dossiers qui peuvent être en conflit avec vous ou vos intérêts, pourvu que vous n’ayez pas retenu nos services précisément pour le dossier que cet autre client désire nous confier. De plus, vous convenez de vous abstenir de faire valoir que le fait que nous vous représentions nous rend incapables de représenter un autre client dans le cadre d’un tel dossier.

Toutefois, soyez assuré que nous avons établi des politiques et des procédures détaillées pour la mise en place et le maintien de « murailles déontologiques », le cas échéant, entre les avocats d’Osler qui représentent des clients dans des dossiers qui peuvent entrer en conflit d’intérêts. Comme c’est le cas pour les renseignements confidentiels de tous nos clients, à aucun moment nous ne communiquerons les renseignements confidentiels qui vous concerne à un autre client ou ne l’utiliserons à son avantage sans votre consentement exprès et de la même manière, vous acceptez que nous ne vous communiquions aucuns renseignements confidentiels que nous pourrions avoir à notre disposition relativement à un autre client, qu’elle soit ou non pertinente pour votre entreprise ou le dossier pour lequel vous avez retenu nos services, sans le consentement exprès de l’autre client.

Certains de nos parajuristes, de nos employés de la bibliothèque ou d’autres employés, tels que des chercheurs et techniciens juridiques aux enregistrements, peuvent fournir des services à deux clients ou plus dans des dossiers ayant des intérêts contraires dans le cadre de « murailles déontologiques ». Toutefois, cette prestation de services n’est autorisée que lorsqu’elle ne nécessite pas l’accès à des renseignements confidentiels de l’un de ces clients ou de l’un de ces dossiers par ces employés.

Si vous le jugez approprié, vous pouvez obtenir des conseils juridiques indépendants quant aux incidences de≈votre acceptation des présentes modalités.

4. Honoraires et débours

Nos honoraires sont généralement calculés selon le nombre d’heures que les avocats et autres professionnels du droit consacrent à votre dossier, leurs services étant facturés en fonction de taux horaires. Nos taux horaires sont rajustés périodiquement afin de refléter l’expérience, la compétence et l’ancienneté de nos avocats et employés ainsi que certains facteurs économiques généraux. Sur demande, l’associé responsable pourrait vous donner plus de précisions sur nos taux.

Bien que les heures consacrées à un dossier constituent un facteur important dans l’établissement de nos honoraires, notre note d’honoraires pourrait tenir compte d’autres facteurs, notamment des suivants :

• l’expérience, la réputation et les compétences des professionnels qui fournissent les services ;
• la somme en jeu ;
• les résultats particulièrement favorables qui ont été obtenus ;
• les échéances que vous établissez ou qui sont dictées par les circonstances du dossier ;
• le fait que l’acceptation du dossier nous empêchera, partiellement ou totalement, de fournir des services à d’autres clients.

Nous discuterons et conviendrons avec vous de tout ajustement apporté à nos honoraires pour tenir compte de ces circonstances particulières.

L’échec d’une opération n’aura pas d’incidence sur nos honoraires, à moins que nous n’ayons expressément convenu avec vous et à l’avance d’une entente pour un autre mode de facturation qui prévoit ce type d’ajustement.

De façon générale, nous présentons nos notes d’honoraires tous les mois. Toutes ces notes d’honoraires sont dues et payables à leur réception. Si une note d’honoraires n’est pas réglée dans les 30 jours de sa date d’émission, nous pouvons exiger des intérêts à un taux annuel conformément aux règles de déontologie applicables aux avocats à compter de la date de facturation et jusqu’à la date de paiement.

Nos notes d’honoraires incluront également, à moins d’une autre entente particulière avec vous, les montants des débours et des services auxiliaires, notamment les frais d’appels interurbains, de photocopie et de télécopie, les frais de services de messagerie et d’autres services de communication, les frais d’accès aux bases dedonnées informatiques, les frais de recherche juridique, les frais de déplacement, les heures supplémentaires nécessaires que le personnel de soutien effectue pour votre compte, les frais de port, les droits exigés par les agences gouvernementales et d’autres frais engagés pour votre compte. Tous ces frais servent à recouvrer les coûts réels du cabinet liés à la prestation de services. En ce qui concerne les services internes (tels que les photocopies et la recherche informatique), ces frais incluent le coût direct du service (à savoir, par exemple, le coût réel de la copie sur une photocopieuse) ainsi qu’une répartition des frais directement liés à la prestation de services. Ces frais peuvent, à l’occasion, être modifiés. Pour des débours importants, nous pourrions vous demander une avance de fonds ou nous vous transmettrons les factures afin que vous les payiez directement.

Il vous incombera de payer les honoraires et les débours d’autres cabinets d’avocats que nous retenons pour votre compte pour la prestation de conseils portant sur les lois d’autres territoires. Il vous incombera également de régler les honoraires et les débours d’experts ou de tiers fournisseurs de services que nous retenons pour votre compte. Les honoraires et les débours de ces experts et autres fournisseurs de services pourront vous être facturés directement ou nous pourrons choisir de vous transmettre, aux fins de paiement, les notes d’honoraires que nous recevrons de ces mandataires, experts et fournisseurs.

5. Société en nom collectif à responsabilité limitée

Osler est une société en nom collectif à responsabilité limitée établie en Ontario et à New York. L’associé d’une société en nom collectif à responsabilité limitée n’est pas personnellement responsable des dettes, des obligations ni des éléments de passif de la société en nom collectif à responsabilité limitée, y compris ceux qui découlent de la négligence ou de l’omission d’un autre associé ou d’une personne placée sous la supervision directe de cet autre associé. Les associés d’une société en nom collectif à responsabilité limitée ne sont personnellement responsables que de leurs propres actions et omissions, ainsi que des actions et omissions des personnes qui se trouvent sous leur supervision directe.

6. Protection des renseignements personnels

Dans le cadre du travail que nous effectuons pour vous, vous pourriez nous communiquer (et nous pourrions recueillir, utiliser et communiquer) des renseignements personnels qui sont assujettis aux lois applicables sur la protection des renseignements personnels. Nous ne recueillerons, n’utiliserons et ne communiquerons ces renseignements personnels qu’à seule fin de vous fournir nos services. Vous pouvez obtenir un exemplaire de notre déclaration sur la protection des renseignements personnels en visitant notre site Web osler.com, ou en communiquant avec un membre de l’équipe qui travaille sur votre dossier.

7. Nos obligations envers les clients et en matière de dénonciation

À moins d’une autre entente particulière avec vous, lorsque nous agissons pour vous, nous n’agissons et n’assumons aucune responsabilité, obligation ou devoir envers une personne ou entité qui vous est liée (comme des actionnaires, des administrateurs, des dirigeants, la société mère, des filiales, des membres de votre groupe, des partenaires, des coentrepreneurs ou des membres d’une association professionnelle ou d’une autre organisation), et aucune relation avocat-client ou autre rapport de confiance n’existe entre Osler et ces personnes ou entités liées.

À moins d’une autre entente particulière avec vous, lorsque nous sommes mandatés pour agir au nom d’une organisation, nous ne sommes obligés qu’envers celle-ci et non envers les administrateurs, dirigeants, employés ou autres mandataires de l’organisation, et ce, même si ces personnes peuvent nous donner des directives ou que nous pouvons les conseiller au nom de l’organisation.

Conformément aux règles déontologiques applicables aux avocats, si nous avons la preuve d’actions fautives commises par l’organisation ou pour son compte ou par l’un de ses dirigeants, administrateurs, employés ou mandataires, nous pourrions être tenus de dénoncer les actions fautives aux dirigeants ou aux administrateurs appropriés de l’organisation.

En vertu des lois fédérales canadiennes et des lois provinciales (« règles de divulgation obligatoire ») et dans le cadre de certaines opérations, les contribuables et leurs conseillers sont tenus de produire une déclaration de renseignements aux autorités fiscales. Ne pas respecter ces règles pourrait entraîner des conséquences fiscales défavorables, y compris des délais de prescription prolongés et des pénalités importantes. Tel qu’énoncé ci-dessus, sauf demande expresse de votre part, notre mandat ne consistera pas à déterminer si vous ou une autre personne êtes tenus de produire une déclaration en vertu des règles de divulgation obligatoire. 

La loi prévoit que les renseignements ne doivent pas être divulgués s’il est raisonnable de croire qu’ils sont protégés par le privilège du secret professionnel de l’avocat. Toutefois, dans certaines circonstances, il est possible que vous, Osler ou d’autres parties soient soumis à des obligations de déclaration en vertu de ces règles dans le cadre d’un dossier pour lequel vous avez retenu nos services. En pareilles circonstances, vous devez : a) confirmer que vous acceptez la divulgation de vos renseignements confidentiels (ou de tous autres renseignements que nous considérons comme protégés) aux autorités fiscales concernées en vertu des règles de divulgation obligatoire ; b) si possible, nous vous fournirons à l’avance un exemplaire des renseignements pertinents que nous considérons devoir être divulgués ; c) accepter de nous aviser sans délai si vous ou l’un de vos conseillers déterminez que vous êtes tenu de produire une déclaration en vertu des règles de divulgation obligatoire et nous fournir à l’avance un exemplaire du ou des rapport(s) que vous ou vos autres conseillers envisagez de déposer ; d) faire preuve d’esprit de collaboration et échanger avec nous les informations pertinentes afin de faciliter le respect des règles de divulgation obligatoire ; et e) accepter que nous puissions facturer les heures relatives au respect des règles de divulgation obligatoire à nos taux horaires habituels (ou de toute autre manière convenue avec vous, distincte de tout autre mode de facturation alternative pour les dossiers pour lesquels vous avez retenu nos services).

8. Communications électroniques

Nous communiquerons avec vous et vous fournirons des documents par divers modes de communication électronique, notamment par courrier électronique acheminé sur Internet, et vous pourrez également correspondre avec nous ou nous transmettre des documents de la même façon. Ces communications électroniques pourront contenir des renseignements ou des documents qui sont confidentiels ou protégés par le secret professionnel, à moins que vous ne nous donniez pour directive de ne pas envoyer de renseignements ou de documents de ce genre par voie électronique.

Il n’est pas possible d’exclure le risque que ces communications électroniques soient interceptées ou manipulées par des tiers ou qu’elles contiennent des virus informatiques. Par ailleurs, nous employons des dispositifs de filtrage (par exemple un logiciel antipourriel) qui pourraient entraver la livraison en temps utile de vos communications électroniques. Votre responsabilité envers nous, tout comme la nôtre envers vous, n’est aucunement engagée en ce qui a trait aux communications électroniques que nous échangeons ou à l’égard de la non-livraison ou d’un retard de livraison ou de tout autre dommage se rapportant à une communication électronique ni en raison des actes de tiers s’y rapportant.

Si vous préférez que la correspondance ou les documents vous soient envoyés sous une forme plus sûre ou mieux protégée (par exemple sous une forme chiffrée), n’hésitez pas à communiquer avec nous pour nous le demander. De plus, si vous avez des inquiétudes ou des doutes au sujet de l’authenticité d’une communication électronique dont nous sommes censément les expéditeurs ou à l’égard du moment où cette communication vous a été envoyée, veuillez communiquer avec nous sans délai

9. Résiliation

Vous pouvez résilier pour quelque motif que ce soit le mandat que vous nous avez confié au moyen d’un avis écrit en ce sens, auquel cas les honoraires et débours impayés deviennent immédiatement exigibles, qu’une note d’honoraires s’y rapportant vous ait été présentée ou non.

Nous avons le droit de cesser de fournir des services juridiques et de vous représenter pour tout motif compatible avec les règles de déontologie, notamment des conflits d’intérêts imprévus ou des honoraires et débours impayés.

À moins que notre mandat n’ait pris fin antérieurement, nous cesserons de vous représenter au moment où nous vous remettrons notre note d’honoraires définitive. Si, à la fin du mandat, vous désirez que des documents vous soient retournés, nous vous remercions de nous en informer. Autrement, les documents que vous nous avez fournis et le produit de notre travail seront traités, à l’occasion, en conformité avec notre politique de conservation des documents établie dans le respect de toutes les exigences professionnelles applicables. Pour diverses raisons, notamment notre objectif de réduire au minimum le coût de l’entreposage superflu, nous nous réservons le droit, à l’occasion, de détruire ces documents ou de nous en départir conformément à notre politique de conservation des documents. Nous serons heureux de vous transmettre des informations sur les principales modalités de notre politique de conservation des documents, à tout moment et à votre demande.

Après l’achèvement d’un mandat particulier, les changements éventuels touchant l’application ou l’interprétation des lois ou des règlements ou l’apparition de nouvelles circonstances factuelles pourraient influer sur vos droits et obligations existants et futurs. Nous n’assumons aucunement l’obligation continue de vous faire part des nouvelles considérations juridiques et factuelles, à moins que nos services n’aient expressément été retenus à cette fin après l’achèvement du mandat en cause.

10. Lois applicables et arbitrage

Les modalités de notre entente avec vous sont soumises aux lois en vigueur dans le territoire où travaille l’associé responsable de votre dossier.

Si, dans le cadre de services fournis à partir du bureau d’Osler à New York, un différend survient en ce qui a trait à nos honoraires, vous pouvez recourir à l’arbitrage en vue de résoudre ce différend en vertu de la partie 137 des Rules of the Chief Administrator of the Courts de l’État de New York, dont une copie vous sera fournie sur demande.

11. Renseignements supplémentaires

Les dispositions précédentes définissent les modalités de notre entente de prestation de services tout au long de notre collaboration, sous réserve, comme il a été mentionné plus haut, d’autres modalités convenues avec vous.

De temps à autre, Osler pourrait modifier les présentes modalités de prestation de services afin de refléter les pratiques de marché actuelles. Une version à jour des présentes modalités sera accessible en tout temps sur osler.com.

Si vous avez des questions concernant les travaux effectués pour vous ou sur les modalités de notre mandat, n’hésitez pas à communiquer, à tout moment, avec l’associé responsable chargé de votre dossier.

Mise à jour : juillet 2023

 

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Client Service Terms

Thank you for choosing Osler, Hoskin & Harcourt LLP to act as your counsel.

These standard client service terms will apply to any matter in which you engage us. These standard terms are subject to any other terms that may be agreed upon between you and Osler, Hoskin & Harcourt LLP.

We look forward to working with you.

1. Your Service Team

An Osler partner will be assigned to take primary responsibility for seeing that your legal needs are met and for supervising all legal work we undertake on your behalf. The responsible partner will also determine the appropriate additional staffing for each matter you entrust to us. Lawyers and other legal professionals will be assigned to assist with each matter on the basis of their experience and expertise, the nature and scope of the issues and the time constraints imposed by the situation.

In Canada, Osler has offices in Vancouver, Calgary, Toronto, Ottawa and Montreal. In the United States, Osler has an office in New York. The Canadian and US offices are operated by closely affiliated partnerships that share information, expertise and database systems to enhance client service. From time to time, legal professionals located in offices other than the office primarily working with you may be assigned to assist.  When we refer to “Osler” we are referring to both of these partnerships and all of these offices, and when we refer to an “Osler partner” or “Osler lawyers” we are referring to lawyers in any of these offices.  All Osler lawyers are bound by obligations to protect client confidentiality and solicitor-client or attorney-client privilege under applicable law.

In addition, certain specialized areas of law, such as tax law, are complex and constantly changing, and often involve sub-specialty areas in which Osler lawyers have worked to develop in-depth expertise. As a result, the individuals engaged in resolving a specific legal matter may find it useful to consult with other Osler lawyers and other legal professionals regarding particular issues. We have found that drawing upon the expertise of colleagues, when appropriate, enables us to provide a higher quality of advice at a lower cost to you than strictly limiting the number of individuals involved in a particular matter.

From time to time we may employ contract lawyers and paralegals who are not partners or regular employees of Osler and who are paid by us on an hourly basis. For engagements with fees determined on an hourly-rate basis, charges for their time will appear with those of other Osler legal professionals at rates set by us to reflect their experience and expertise and the supervision that Osler provides to them.

We are always pleased to discuss the staffing of a particular transaction or other matter with you.

2. Scope of Our Role

The scope of our role for each specific matter you entrust to us will be confirmed in continued communications between us as work progresses. We will not expand the scope of our engagement without instructions from you. In particular, we will not advise you in respect of the tax aspects of a matter unless it is specifically agreed that tax services will be included in the engagement, including advice in relation to the application of, and compliance with, mandatory disclosure rules (as defined below).

Our role is to provide legal advice and legal services to you. Although we will use every effort to help you achieve your financial and business objectives for any transaction or other matter, you should rely on your internal experts or other external advisors for financial and business advice.

We will accept instructions from anyone within your organization who has apparent authority in connection with the matter at hand, unless you instruct us otherwise.

3. How We Manage Conflicts

We have clients who rely upon us for general representation and clients to whom we provide representation regarding discrete matters. It is possible that an adverse relationship may exist or may develop in the future between you and another of our clients.

In retaining us, you consent and agree that we may represent other clients (some of whom may be engaged in business activities competitive to yours) on matters that may be considered adverse to you or your interests, so long as we have not been engaged by you on the specific matter for which the other client seeks representation. Furthermore, you agree that you will not assert that our representation of you constitutes a basis for disqualifying us from representing another client in any such matter.

However, be assured that we have comprehensive policies and procedures in place for the creation and maintenance of “ethical walls”, when required, between Osler lawyers representing clients whose matters may be adverse in interest. In common with our treatment of the confidential information of all of our clients, at no time will any of your confidential information be disclosed to or used for the benefit of any other client without your express consent and similarly you agree that we will not disclose to you any confidential information that we may have relating to any other client, whether or not relevant to your business or the matter on which you have engaged us, without the express consent of the other client.

Certain of our paralegals, library staff and other staff, such as searchers and registration clerks, may provide services to two or more clients in respect of matters that may be on opposites sides of an ethical wall.  This is allowed only when they are providing services that do not involve access to confidential information of any of those clients or matters.

You may wish to obtain independent legal advice as to the implications of your agreement to these terms.

4. Fees and Disbursements

Our fees are generally based on the time spent by lawyers and others on your behalf, and are charged at hourly rates. Our hourly rates are adjusted periodically to reflect experience, capability and seniority of our professionals and staff, as well as general economic factors. At your request, the responsible partner will provide you with more specific details on our rates.

Although time expended is a significant factor in determining our fees, there may be circumstances in which our final fee takes into account other factors, including:

• the experience, reputation and abilities of those rendering our services;
• the amount at issue;
• particularly favourable results obtained;
• time limitations imposed by you or by the circumstances of the matter; and
• whether working on the matter will preclude or limit us from rendering services to other clients.

We will discuss and agree with you any such adjustment to our fees to reflect those special circumstances.

Our fees will not be affected by the failure of a transaction to be completed unless we have specifically agreed to an alternative fee arrangement with you in advance that provides for such an adjustment.

Generally our accounts are issued monthly. All of our accounts are due and payable on receipt. If an account is not paid within 30 days, we may charge interest at an annual rate in accordance with the rules that govern the professional conduct of lawyers, from the date the account is issued until the date paid.

In addition to our professional fees, unless otherwise specifically agreed with you our accounts will include amounts for disbursements and ancillary services, such as long-distance telephone charges, photocopying and facsimile charges, charges for courier, messenger and other communication services, charges for computer database access, charges for legal research, travel expenses, necessary non-legal staff overtime incurred on your behalf, postage, filing fees paid to government agencies and other out-of-pocket costs incurred on your behalf. All such charges are designed to recover the firm’s actual cost of providing the services. For in-house services (such as photocopying and computer research), such charges include the direct cost of the service (that is, for example, the actual cost of making a copy on the photocopy machine) plus an allocation of expenses directly associated with the provision of the service. These charges may be revised from time to time. For larger disbursements, we may seek funds from you in advance or forward invoices to you for direct payment.

You will be responsible for payment of the fees and disbursements of other law firms engaged by us on your behalf to provide advice or services relating to the laws of other jurisdictions. Also, the fees and disbursements of experts or other third-party service providers engaged by us on your behalf will be your responsibility. These experts’ or other service providers’ fees and disbursements may be billed to you directly, or we may forward their invoices to you for direct payment by you to them.

5. Limited Liability Partnership

Osler is a registered limited liability partnership (LLP) (in Ontario and New York, respectively). A partner in an LLP is not personally liable for any debts, obligations or liabilities of the LLP, including those that arise from any negligent act or omission by another partner or by any person under that other partner’s direct supervision or control. Partners of an LLP are personally liable only for their own actions and omissions, and for the actions and omissions of those they directly supervise or control.

6. Privacy

In the course of acting for you, you may disclose to us (and we may collect, use and disclose) personal information that is subject to applicable privacy protection laws. We will collect, use or disclose that personal information for the sole purpose of providing our services to you. You can review a copy of our Privacy Statement on osler.com, or contact a member of your legal service team.

7. Our Client and Our Reporting Obligations

Unless we have specifically agreed otherwise, in acting for you, we are not acting for or taking on any responsibilities, obligations or duties to any of your related persons or entities (such as your shareholders, directors or officers, parent, subsidiaries, affiliates, partners, joint venturers or fellow members of a trade association or other organization), and no lawyer-client or other fiduciary relationship exists between Osler and any such related persons or entities. 

When we are engaged to act on behalf of an organization, our obligations are to that organization and not to any of the directors, officers, employees or other agents of the organization unless we have expressly agreed otherwise, even though those individuals may provide us with instructions, or we may provide advice to them on behalf of the organization.

In accordance with the rules that govern the professional conduct of lawyers, if we have any evidence of wrongdoing by or on behalf of the organization, or any officer, director, employee or agent of the organization, we may be obligated to report the wrong-doing to appropriate senior officers or directors of the organization.

Canadian federal and provincial tax laws (“mandatory disclosure rules”) require taxpayers and their advisors to file information returns with the tax authorities in respect of certain transactions.  Failure to comply with these rules may result in adverse tax consequences, including the extension of limitation periods and substantial penalties.  As noted above, unless specifically requested by you, our mandate will not include determining whether you, or any other person, has a reporting obligation under the mandatory disclosure rules. 

Although the mandatory disclosure rules do not require disclosure of any information reasonably believed to be protected by solicitor-client privilege, there are circumstances under which you, Osler and other parties may have reporting obligations under these rules in respect of a matter for which you have engaged us. In such circumstances, (a) you confirm that we are entitled to disclose your confidential information (other than any information we determine to be privileged) to the relevant taxing authorities in compliance with the mandatory disclosure rules, (b) where possible, we will provide you with an advance copy of any disclosure that we believe that we are required to make, (c) you agree to notify us as soon as practicable if you or your other advisers determine that a filing under the mandatory disclosure rules is required and you will provide us with an advance copy of the report(s) that you or your other advisors propose to make, (d) you will cooperate and exchange relevant information with us in order to facilitate compliance with the mandatory disclosure rules, and (e) you agree that we may charge for our time incurred to comply with these rules at our customary hourly rates (or in such other manner as we may agree with you, separate from any other alternative fee arrangement for the matters you entrust to us).

8. Electronic Communications

We will communicate with you and provide documents to you through various forms of electronic communications, including email through the public Internet. You may also correspond or provide documents to us through electronic means. Those electronic communications may contain information or documents that are confidential or privileged, unless you instruct us not to send such information or documents electronically.

There is a risk that any such electronic communications may be intercepted or interfered with by third parties or may contain computer viruses. In addition, we employ filtering techniques (e.g., anti-spam software) which might interfere with the timely delivery of electronic communications you send to us. Neither of us will be responsible to the other, or have any liability for any actions of any third parties, with respect to electronic communications either of us might send the other, or for any delay or non-delivery, or other damage caused in connection with an electronic communication.

If you would prefer that any correspondence or documents sent to you be transmitted with a greater degree of certainty or protection (e.g., encryption), please let us know. In addition, if you have any concerns or doubts about the authenticity or timing of any electronic communication purportedly sent by us, please contact us immediately.

9. Termination

You may terminate your engagement of us for any reason by giving us written notice to that effect. On such termination, all unpaid legal fees and disbursements become immediately due and payable, whether or not an account for them has yet been issued.

We may stop performing legal services and terminate our legal representation of you for any reason in accordance with the rules that govern the professional conduct of lawyers, including for unanticipated conflicts of interest or unpaid legal fees and disbursements.

Unless our engagement has been previously terminated, our representation of you will cease upon the issuance by us of our final account for services to you. If, upon termination or completion of a matter, you wish to have any documentation returned to you, please advise us. Otherwise, any documentation that you have provided to us and the work product completed for you will be dealt with in accordance with our records retention policy from time to time, which will comply with all applicable professional requirements. For various reasons, including the minimization of unnecessary storage expenses, we reserve the right to destroy or dispose of this documentation from time to time in accordance with our records retention policy.  We would be pleased to advise you of the key terms of our records retention policy at any time at your request.

After completing any particular matter, changes may occur in the applicable laws or regulations or their interpretation, or new factual circumstances could arise, that could affect your current or future rights, obligations and liabilities. We have no continuing obligation to advise you with respect to future legal or factual developments, unless we are specifically engaged to do so after the completion of the matter at hand.

10. Governing Law and Arbitration

The terms of our engagement by you will be governed by the laws applicable in the jurisdiction in which the partner responsible for your matter works.

To the extent that any services are provided to you from the Osler New York office, and a dispute arises relating to our fees, you may have the right to arbitration to resolve the dispute pursuant to Part 137 of the Rules of the Chief Administrator of the Courts of New York, a copy of which will be provided to you upon request.

11. For More Information

The foregoing will be the agreed terms of service between us as we continue to work together unless, as mentioned above, they become subject to any other terms that we may agree upon.

Osler may amend these client service terms from time to time to reflect current market practice. A current version of these client service terms will be posted on osler.com at all times.

If you have any questions regarding our work on your behalf or the terms of our engagement, please feel free, at any time, to contact the partner responsible for our relationship with you.

Updated July 2023