Protection des renseignements personnels

Introduction

Osler, Hoskin & Harcourt S.E.N.C.R.L./s.r.l. et Carthos, son fournisseur de services de gestion (« Osler » ou « nous »), tiennent à protéger les renseignements personnels qu’ils recueillent, utilisent et communiquent lorsqu’ils fournissent des services juridiques et exercent leurs activités, conformément aux exigences de la réglementation applicable, dont les lois sur la protection des renseignements personnels, et à leurs obligations professionnelles. D’ailleurs, en tant qu’avocats en exercice, nous sommes tenus, selon nos obligations professionnelles et éthiques, de préserver la nature confidentielle des renseignements que nous recevons lorsque nous traitons avec nos clients. La présente politique en matière de protection des renseignements personnels s’ajoute à nos obligations professionnelles selon lesquelles nous sommes tenus au secret vis-à-vis de nos clients, et fait état, en termes généraux, des modalités relatives à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la protection des renseignements personnels de nos clients, d’autres personnes et des utilisateurs de notre site Web (« vous »).

« Renseignements personnels »

Selon les lois sur la protection des renseignements personnels au Canada, l’expression « renseignements personnels » désigne au sens large les renseignements sur les personnes identifiables. En règle générale, les renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées professionnelles, dont votre nom, votre titre ou votre poste ou encore votre numéro de téléphone ou de télécopieur au travail.

Responsabilité

Aux termes des lois sur la protection des renseignements personnels applicables, Osler est responsable des renseignements personnels dont il a la possession ou le contrôle, ce qui comprend les renseignements personnels qu’il reçoit directement, de la part de clients particuliers ou d’autres personnes, et les renseignements personnels qu’il reçoit indirectement de clients ou de tiers. Nous avons adopté des politiques et des procédures dont l’objectif est de protéger les renseignements personnels et avons nommé un responsable de la protection des renseignements personnels qui est chargé de faire le suivi des questions en matière de protection des renseignements personnels du cabinet. Vous pouvez joindre ce responsable à privacyofficer@osler.com.

Quels renseignements personnels recueillons-nous?

Les renseignements personnels que nous recueillons sur vous comprennent votre nom et vos coordonnées personnelles, des renseignements sur la facturation et vos comptes et sur votre dossier juridique, ainsi que les autres renseignements dont nous avons besoin pour vous fournir des conseils et des services juridiques. Voici des exemples des renseignements que nous pouvons recueillir : des renseignements personnels sur les administrateurs, les dirigeants et les employés d’un client ou d’une autre partie, sur les témoins, les bénéficiaires, les membres de la famille, les parties adverses ou les parties intéressées, et des renseignements sur les actionnaires, les porteurs de titres, les épargnants, les investisseurs ou souscripteurs éventuels, les partenaires commerciaux, les sociétés cibles, les concurrents ou la clientèle de clients, des particuliers, des clients, des participants à des régimes de retraite ou d’autres parties qui sont des particuliers. Nous pouvons également recueillir des renseignements concernant vos accès à nos communications par courriel, à notre site Web et à nos annonces en ligne aux fins de personnalisation du contenu des communications que nous sommes susceptibles de vous envoyer ou de vous présenter et, aux fins d’analyse, pour mieux comprendre les interactions numériques concernant notre marque.

Pourquoi nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels

Généralités

Osler recueille, utilise et communique des renseignements personnels principalement pour fournir des services juridiques professionnels à ses clients et pour les représenter et, notamment, pour faire ce qui suit :

  • pour amorcer et entretenir une relation avec le client, lui fournir des services et des conseils juridiques, remplir ses obligations juridiques et éviter les conflits d’intérêts en droit;
  • pour échanger des renseignements personnels avec des tiers afin de fournir des services juridiques dans le cadre d’une procédure judiciaire, comme un litige ou une procédure d’arbitrage ou de médiation. Les tiers peuvent comprendre des parties adverses, des parties intéressées, des avocats et des conseillers étrangers ou adverses, entre autres, des témoins, des tribunaux, des arbitres, d’autres décideurs et des experts;
  • pour représenter les clients dans des opérations commerciales comprenant l’échange ou la communication de renseignements personnels, dont des opérations d’achat, de vente et de location, des fusions, des arrangements ou tout autre type d’acquisition ou d’aliénation, des appels publics à l’épargne, des opérations de titrisation, de placement ou de financement ou d’autres opérations;
  • pour amorcer et entretenir des relations commerciales avec les clients, les fournisseurs et des tiers, notamment pour dresser une facture, administrer les comptes, recueillir et traiter les paiements, évaluer la cote de solvabilité et remplir des obligations contractuelles;
  • pour communiquer avec les clients et d’autres personnes dans le cadre d’études de marché et pour évaluer le service à la clientèle et la satisfaction de la clientèle;
  • pour distribuer nos publications et nos invitations à des activités aux personnes dont le nom figure sur nos listes d’envoi;
  • pour mettre à jour, améliorer et gérer nos bases de données et nos systèmes de gestion des documents, du savoir et des précédents;
  • pour étudier la candidature d’employés et de membres du cabinet éventuels;
  • pour accroître notre entreprise et nos activités, et les gérer;
  • pour déceler les erreurs, les actes de négligence, les violations de contrats, les actes frauduleux, le vol et d’autres activités illégales, et se protéger contre ceux-ci et, au besoin, pour respecter nos exigences en matière d’assurance;
  • selon ce qui est autorisé aux termes des exigences ou des modalités juridiques ou réglementaires applicables, et pour s’y conformer.

Programmes de publications et de conférences

Dans le cadre de notre programme de publication, nous utilisons les coordonnées des personnes qui se sont abonnées à nos publications sur notre site Web ou sur invitation des membres du cabinet. Aux fins des programmes de publications et de conférences, nous bénéficions d’une base de données composée principalement des coordonnées professionnelles, mais celle-ci peut aussi comprendre les coordonnées de particuliers. Il est possible de se désabonner de notre programme ou de refuser de recevoir les publications ayant trait aux conférences et aux activités à l’intention des clients ou les documents de marketing en tout temps sur notre site Web ou par courriel à unsubscribe@osler.com.

Site Web

  • Témoins – Les témoins sont des petits éléments de données qui sont placés sur vos appareils lorsque vous visitez un site Web. Ils servent à « faire le suivi » de votre utilisation du site et à améliorer votre expérience client. Osler peut, à l’occasion, recueillir des renseignements non personnels sur vous et votre utilisation du site grâce aux témoins. Il est possible de régler certains navigateurs de façon à ce qu’ils rejettent tous les témoins. Même si vous choisissez de modifier ainsi votre navigateur, vous pourrez continuer à utiliser toutes les caractéristiques du site Web. Nous utilisons les témoins afin de définir la langue privilégiée et de recueillir des renseignements concernant vos accès à nos communications par courriel, à notre site Web et à nos annonces en ligne aux fins de personnalisation du contenu des communications que nous sommes susceptibles de vous envoyer ou de vous présenter et aux fins d’analyse pour mieux comprendre les interactions numériques concernant notre marque.
  • Communications en ligne – Les utilisateurs de notre site Web qui souhaitent recevoir des publications et des renseignements, ainsi que les services requis, peuvent soumettre volontairement leurs renseignements personnels. Par la suite, ils pourront souscrire à des publications ou les télécharger, participer à des conférences ou d’autres activités, participer à des études ou poser des questions. Nous n’utilisons les renseignements personnels que vous fournissez qu’aux fins auxquelles vous les avez soumis. Si un abonné ou un visiteur s’est inscrit ou a assisté à une conférence ou à une autre activité par le passé, nous pouvons regrouper ces renseignements et ceux soumis sur le site Web. Il est possible de se désabonner ou de refuser de recevoir les communications du cabinet en tout temps sur notre site Web ou par courriel à unsubscribe@osler.com.
  • Communication par courriel – Nous pourrions faire parvenir des courriels aux abonnés ou à d’autres personnes dont les coordonnées figurent dans notre base de données afin de les informer d’activités, de conférences ou de faits nouveaux en droit ou de distribuer des publications. Chaque courriel renferme une option de refus et des directives sur la façon de vous désabonner si vous ne souhaitez plus recevoir de courriels de la part d’Osler à ces fins.
  • Liens – Notre site Web peut contenir certains liens vers d’autres sites Web. Soyez conscient du fait que les exploitants de ces sites Web pourraient aussi recueillir vos renseignements personnels, ainsi que des renseignements produits en conséquence de l’utilisation de témoins lorsque vous utilisez un lien vers leurs sites Web. Osler n’est pas responsable de la façon dont ces tiers recueillent, utilisent ou communiquent vos renseignements personnels. Il importe donc que vous passiez en revue leur politique en matière de protection des renseignements personnels avant de leur fournir des renseignements personnels.

Fournisseurs de services

Si nous concluons des ententes avec des fournisseurs de services, des mandataires ou des entrepreneurs pour obtenir des services de stockage, de gestion et de traitement des renseignements personnels, comme des services de traitement des données, de stockage de documents et de soutien pour les logiciels, ainsi que des services de bureau, en conformité avec notre politique, nous exigerons de ces parties, soit par contrat ou autrement, qu’elles fournissent une protection comparable pour les renseignements personnels pendant qu’elles traitent ou gèrent les renseignements.

Publicité dans Internet

Nous pouvons également faire appel à de tierces parties pour présenter des annonces sur notre site Web et sur des sites Web appartenant à de tierces parties. Ces entreprises peuvent utiliser des témoins, des étiquettes de suivi ou des pixels-espions afin de recueillir des renseignements concernant vos accès à nos communications par courriel, à notre site Web et à nos annonces en ligne aux fins de personnalisation du contenu des communications que nous sommes susceptibles de vous envoyer ou de vous présenter et aux fins d’analyse pour mieux comprendre les interactions numériques concernant notre marque. Pour obtenir de plus amples renseignements ou pour ne plus recevoir de la publicité ciblée, veuillez accéder à la page suivante : http://youradchoices.ca/choices.

Consentement

Nous obtiendrons le consentement du client pour la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels sur lui, et le consentement d’autres personnes si les lois en matière de protection des renseignements personnels applicables l’exigent. Nous supposons qu’une personne a consenti à la collecte de renseignements personnels et à l’utilisation de ceux-ci, de manière raisonnable, aux fins auxquelles les renseignements ont été donnés si cette personne entre en communication avec nous ou nous fournit volontairement des renseignements personnels. Nous supposons aussi que les clients qui retiennent nos services, ou que les personnes qui sont parties adverses de nos clients dans des procédures ou des affaires, acceptent que nos professionnels et mandataires recueillent, utilisent et communiquent, d’une manière raisonnable, leurs renseignements personnels dans le cadre des services de représentation ou des conseils juridiques que nous fournissons à nos clients et des opérations ou procédures auxquelles ils participent.

Nous ne recueillons, n’utilisons ou ne communiquons aucun renseignement personnel sans le consentement de la personne, sauf si cette mesure est autorisée ou requise en droit, comme dans les cas suivants :

  • un client nous fournit des renseignements personnels sur un tiers afin que nous puissions le représenter ou lui fournir des conseils juridiques;
  • une ordonnance ou une assignation est délivrée ou, conformément aux règles de production applicables, un organisme de réglementation ou autre organisme ayant la compétence voulue pour exiger la production de documents exige pareille production;
  • lorsque les renseignements sont rendus publics au sens des lois sur la protection des renseignements personnels applicables, comme dans des annuaires professionnels et autres, dans des registres publics, des dossiers judiciaires rendus publics ou des renseignements publiés;
  • si nous enquêtons sur la violation d’une convention, d’un devoir juridique ou d’une loi et que l’obtention du consentement peut compromettre l’enquête ou l’exactitude des renseignements;
  • si nous sommes tenus de communiquer des renseignements personnels à une autorité légitime;
  • tel que cela peut par ailleurs être autorisé en droit.

En tant qu’avocats en exercice, nous sommes tenus de respecter des obligations professionnelles et éthiques, et nous ne communiquons aucun renseignement personnel qui est protégé par le privilège du secret professionnel de l’avocat, sauf si, en droit, il est possible de renoncer à ce privilège ou que nous devons communiquer ces renseignements.

Nous obtenons le consentement électronique et de vive voix des particuliers qui s’abonnent à nos publications ou qui manifestent un intérêt à cette fin auprès de membres du cabinet. Les personnes peuvent en tout temps refuser de recevoir nos publications ou de l’information sur nos conférences ou autres activités (veuillez vous reporter à la rubrique Programmes de publications et de conférences ci‑dessus).

Collecte, utilisation et communication restreintes des renseignements personnels

Nos méthodes pour recueillir les renseignements personnels sont justes et légitimes et, lorsque la situation s’y prête, nous obtenons ces renseignements directement auprès des particuliers. Dans toute la mesure du possible, nous restreignons le volume de renseignements personnels que nous recueillons, utilisons et communiquons à ce qui est nécessaire et approprié pour offrir nos services et conseils juridiques, ainsi que nos services de représentation, et pour exercer nos activités. Parmi les renseignements personnels que nous recueillons, utilisons et communiquons, seuls les coordonnées et les renseignements sur les préférences que les particuliers ont fournis sont utilisés pour tisser des liens avec les clients, pour notre expansion et pour nos programmes de publications et de conférences.

Nous constituons un dossier de tout travail effectué et des services que nous avons fournis conformément aux exigences de la réglementation et aux normes professionnelles. Ces dossiers peuvent comprendre des renseignements personnels. Nos dossiers sont stockés de façon qu’ils soient protégés contre un accès inapproprié et non autorisé (veuillez vous reporter à la rubrique Mesures de sécurité ci‑après).

Exactitude des renseignements

Afin de fournir aux clients et aux abonnés un service de qualité professionnelle et pour que les préférences demeurent pertinentes, nous pourrions vous demander de mettre à jour vos renseignements personnels, vos coordonnées ou vos préférences à l’occasion, et chaque publication, invitation et avis est assorti d’une option, soit par lien soit sur copie papier, vous permettant de refuser de les recevoir à l’avenir. Les clients sont priés de communiquer avec leur avocat afin de mettre à jour les renseignements personnels qu’ils conservent dans leurs dossiers clients.

Mesures de sécurité

Nous protégeons les renseignements personnels dans nos dossiers et notre système de gestion des documents contre la perte, l’utilisation inappropriée, l’accès non autorisé et l’altération en recourant à des installations sécuritaires, à la protection par mot de passe, à des pratiques et des outils de sécurité standards et à des politiques et des pratiques internes bien définies.

Transparence à propos des pratiques relatives à la protection des renseignements personnels

Il est possible d’obtenir la toute dernière version de notre politique en matière de protection des renseignements personnels au www.osler.com ou auprès du responsable de la protection des renseignements personnels à privacyofficer@osler.com.

Accès à vos renseignements personnels

Les clients qui souhaitent consulter les renseignements personnels sur eux qui figurent dans nos dossiers à nos bureaux peuvent en faire la demande à leur avocat. Les particuliers qui ne sont pas des clients peuvent écrire à l’adresse suivante pour obtenir l’accès à leurs renseignements personnels :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Osler, Hoskin & Harcourt S.E.N.C.R.L./s.r.l.
100 King Street West
1 First Canadian Place
Bureau 6200, C.P. 50
Toronto (Ontario)  M5X 1B8

ou

privacyofficer@osler.com

Nous vous donnerons accès à ces renseignements personnels, sous réserve des exceptions mentionnées dans les lois sur la protection des renseignements personnels applicables. Parmi ces exceptions, on compte les suivantes : les renseignements protégés par le privilège du secret professionnel des avocats; les renseignements obtenus dans le cadre d’un processus officiel de règlement des conflits; les renseignements sur un autre particulier si leur communication équivaut à la divulgation de renseignements commerciaux confidentiels; ou des renseignements communiqués aux policiers ou à d’autres autorités légitimes si leur communication est interdite. Si vous êtes préoccupés par l’accès que nous avons donné à vos renseignements ou souhaitez nous aviser d’une inexactitude à propos de ceux‑ci, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels à privacyofficer@osler.com ou, si vous êtes un client, avec votre avocat.

Plainte concernant la conformité à la présente politique en matière de protection des renseignements personnels

Osler donnera suite aux plaintes déposées par des particuliers ou aux questions à propos de notre conformité à la présente politique et aux lois en matière de protection des renseignements personnels applicables. Nous ferons le suivi de chaque plainte et tenterons de résoudre le problème. Si vous souhaitez déposer une plainte, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont indiquées précédemment.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la protection de vos renseignements personnels et notre rôle, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont indiquées précédemment, ou avec votre avocat.

Nous nous réservons le droit de modifier notre politique en matière de protection de renseignements personnels en tout temps par l’affichage d’une nouvelle politique sur notre site Web.