Description
Notre cabinet
Osler offre un milieu dynamique et passionnant pour entreprendre une carrière ou la réorienter. Joignez une culture d’entreprise unique qui incite au travail en équipe et favorise le mentorat et l’échange continuel d’idées.
Sommaire du poste
Sous la relève du Directeur, Conflits, gestion des dossiers et des comptes en fidéicommis, le coordonnateur/trice aura la responsabilité, grâce à sa connaissance approfondie des théories établies en matière de gouvernance de l’information et de gestion des documents de gérer efficacement les informations et les dossiers des clients en format électronique et papier afin de répondre aux besoins opérationnels du cabinet et à la stratégie de gestion des dossiers. Assiste à titre de remplaçant relativement à la gestion des comptes en fidéicommis du bureau de Montréal.
Exigences du poste
Fonctions principales
Gestion des dossiers
- Soutenir les avocats et les adjointes du cabinet dans la gestion des informations physiques et électroniques relatives aux dossiers des clients sous forme de documents, de dossiers et de fichiers, conformément aux politiques et procédures de gouvernance de l’information du cabinet;
- Gérer le contenu électronique : fournir des conseils aux membres du cabinet relativement aux activités liées à la numérisation, à la gestion des courriels et au classement électronique. Travailler avec les avocats et/ou les adjointes pour s’assurer que les dossiers électroniques sont correctement maintenus dans DMS;
- Analyser les documents des clients destinés à être stockés hors site conformément aux politiques de gouvernance de l’information du cabinet. Travailler avec les avocats et les adjointes pour éliminer les documents physiques qui existent sous forme électronique et qui ne doivent pas être stockés hors site;
- Traiter les dossiers ;
- Saisir les données du dossier ;
- Assurer un contrôle de qualité des dossiers en examinant les fichiers et en recherchant les éléments manquants ou ceux qui sont mal classés ou qui ne correspondent pas aux dossiers.
- Numériser les fichiers pour refléter les retours de fichiers/dossiers au service de gestion des dossiers ;
- Coordonner l’envoi des boîtes contenant les dossiers vers l’entrepôt hors site ou vers le centre d’archivage interne ;
- Apporter son soutien relativement au processus de préservation de la preuve, informer Records Toronto de toute obligation de préservation de la preuve pour leur permettre de d’identifier les documents à conserver, assurer le suivi du processus de préservation et coordonner avec les autres services ;
- Aider au transfert des données et des dossiers des clients pour les nouveaux professionnels du droit et ceux quittant le cabinet, conformément aux lettres d’instructions; assurer la liaison avec les services des finances, de la technologie, avec les administrateurs et les autres bureaux (dossiers électroniques et physiques) ;
- Apporter son soutien pour la réalisation de projets particuliers et s’acquitter d’autres tâches connexes qui lui sont confiées.
Gestion des comptes en fidéicommis
- Effectuer les tâches liées aux comptes en fidéicommis à titre de remplaçant du Directeur, gestion des dossiers et des comptes en fidéicommis ;
- Consigner les opérations des comptes en fidéicommis en utilisant le système de comptabilité Intapp, à savoir ;
- Consigner tous les reçus des clients (chèques, virements télégraphiques, intérêt sur les dépôts à terme ou les comptes d’épargne) afin de modifier les dossiers ;
- Préparer les dépôts bancaires ;
- Fournir aux avocats toute l’information relative aux fiducies ou aux mandats et les conseiller quant aux véhicules de placements les plus appropriés ;
- Placer les fonds en fidéicommis dans des dépôts à terme et des comptes d’épargne selon les directives de l’avocat ;
- Préparer les lettres destinées à la banque concernant l’ouverture ou la fermeture de comptes d’épargne ou les virements de fonds entre des comptes ;
- Assurer le suivi des confirmations de dépôts à terme ou d’ouverture ou de fermeture de comptes d’épargne pour le compte de clients ;
- Communiquer avec le personnel de la banque afin d’obtenir les taux de placement et prendre les arrangements en ce qui a trait aux attestations de chèque, aux traites bancaires, aux virements télégraphiques et aux virements de fonds entre des comptes ;
- Surveiller les anciens soldes de comptes en fidéicommis inactifs et prendre les mesures appropriées au besoin.
Votre formation et expérience
Diplôme d’études collégiales en administration des affaires ou en gestion des dossiers, en bibliothéconomie ou en sciences de l’information ou dans un autre domaine connexe, plus deux années d’expérience pertinente en gouvernance de l’information/gestion des dossiers. Une combinaison équivalente d’études, de formation et d’expériences pourra être prise en considération. Une expérience dans le secteur juridique est un atout.
Vos compétences
- Maîtrise des systèmes informatiques et des applications logicielles, y compris Microsoft Office ainsi que le logiciel de gestion des dossiers, le logiciel d’imagerie documentaire et de toute autre application du cabinet utilisée pour la gestion des dossiers et des informations des clients ;
- Connaissance du stockage des données d’archives, des procédures, des pratiques et des techniques de conservation des documents ;
- Expérience solide en matière de gestion des dossiers papier/électroniques, de calendriers de conservation des documents, de conservation des dossiers de litige, de numérisation, de stockage et de récupération des dossiers; bonne connaissance des pratiques exemplaires liées aux systèmes de gestion des dossiers ;
- Compétences poussées en matière de recherche et de résolution de problèmes; capacité à recueillir et analyser les informations, à faire preuve de jugement et à résoudre les problèmes en temps utile ;
- Cherche des moyens d’améliorer et de promouvoir la qualité ; fait preuve de précision et de minutie ; porte une attention particulière aux détails ; est très motivé(e) et axé(e) sur les résultats ;
- Compétences poussées en matière de gestion du temps et d’organisation ; capacité de mener plusieurs tâches de front et de hiérarchiser des demandes conflictuelles dans un environnement où le volume et le respect des délais sont importants ; respect des politiques et procédures du cabinet ;
- Démontre une attitude professionnelle en tout temps; est axé(e) sur le service et est capable d’interagir efficacement avec des personnes à tous les échelons du cabinet;
- Capacité de travailler à la fois de façon autonome et en équipe;
- Bonne communication ; écoute et demande des précisions ; apporte des réponses adéquates aux questions;
- Capacité à préserver la confidentialité absolue des informations.
Comment poser votre candidature
Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur curriculum vitæ ainsi qu’une lettre de présentation à l’adresse rhmtl@osler.com.
Nous tenons à remercier tous les candidats de leur intérêt envers Osler. Cependant, nous communiquerons uniquement avec les candidats choisis. Osler est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi.
Veuillez noter que toute offre d’emploi sera assujettie à une vérification des antécédents et des références, notamment une vérification du casier judiciaire, du crédit ainsi que des antécédents d’emploi et de formation.