Le 18 mai 2021
En tant que principal outil pour informer les franchisés, le document d’information sur la franchise (DIF) est essentiel au processus de passation de contrats pour les franchises. Pour de nombreux franchiseurs, la préparation de DIF et de trousses de contrats forcément complexes peut être frustrante. La simplification de ce processus peut permettre de réduire les erreurs, de rendre l’expérience moins contraignante et d’améliorer la conformité.
Pour simplifier votre processus de passation de contrats pour les franchises, cherchez d’abord des manières d’optimiser la génération de vos documents avec l’automatisation. Cela peut se faire de différentes façons, de l’utilisation du publipostage pour les champs d’information les plus simples du franchisé jusqu’à l’automatisation complète de vos documents grâce à un logiciel d’automatisation des contrats propulsé par la logique.
De nombreux franchiseurs ont tendance à s’en remettre au personnel administratif pour assembler manuellement les DIF et les trousses de contrats, ce qui est problématique, car cela peut être inefficace et présenter un risque d’erreurs. Selon la taille de l’organisation, plusieurs personnes différentes peuvent participer au traitement de l’information et adopter des approches différentes pour préparer les mêmes documents. Ces personnes peuvent ne pas être conscientes de ce qui constitue un DIF conforme et des importantes répercussions pour l’entreprise que pourrait avoir l’utilisation de documents non conformes pour la présentation d’information et la passation des contrats.
Que vous soyez un grand franchiseur avec des centaines de franchisés au cours d’une année donnée, ou un petit franchiseur qui souhaite étendre son réseau, il sera difficile de faire croître votre entreprise si vous préparez manuellement vos documents liés aux franchises.
Tirer parti de la technologie
Même l’utilisation d’une solution technologique très simple, comme un publipostage pour certains éléments d’information standard et répétitifs tels que les noms et les adresses, peut faire une différence considérable dans l’uniformité et la qualité de vos documents liés aux franchises.
Les logiciels d’automatisation des documents constituent toutefois une meilleure solution, car les DIF et les contrats de franchisage sont souvent extrêmement complexes et nécessitent une logique programmable. Prenons, par exemple, les ententes de modification basées sur des scénarios, les différents renseignements à fournir selon les provinces, les documents ou champs qui ne doivent être remplis qu’une seule fois lorsqu’un franchisé rejoint le réseau de franchises et non lors d’un renouvellement, et les divers renseignements propres à chaque site pour différents canaux ou marques à fournir dans un même document d’information.
En utilisant un logiciel d’automatisation des documents, vous pouvez conserver les renseignements pertinents sur les franchisés dans une base de données centralisée que vous pouvez utiliser pour générer rapidement différentes trousses de documents personnalisés. Cette approche minimise le temps global consacré à la collecte de renseignements et à la génération de documents, et réduit ainsi le risque d’erreurs à tout coup.
Une fois en place, la connaissance de l’entreprise repose sur une technologie d’automatisation des documents plutôt que sur une personne ou un groupe de personnes. Ces personnes peuvent ainsi consacrer leur temps à d’autres tâches plus utiles.
Que vous développiez votre réseau de franchises ou que vous entreteniez des relations avec des franchisés existants, il est important que vos DIF et vos contrats de franchisage soient justes, générés de manière efficace, puis signés et approuvés par les bonnes parties au bon moment. Si vous avez besoin d’aide à l’égard de l’un ou l’autre de ces éléments, notre solution d’information et de passation de contrats pour les franchises pourrait vous convenir. Osler Dash automatise votre processus d’information et de passation de contrats pour les franchises grâce à une plateforme conviviale et interactive.
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