Registres de transparence des sociétés : ce que les sociétés fermées doivent savoir, étant donné le resserrement des exigences au Canada

Ces dernières années, les exigences en vertu desquelles les sociétés fermées doivent déclarer des renseignements sur la propriété de leur société dans ce qui est souvent appelé un « registre de transparence » se sont répandues au Canada. Tous les territoires canadiens sauf l’Alberta, le Yukon, les Territoires du Nord-Ouest et le Nunavut ont maintenant adopté des dispositions législatives exigeant des registres de transparence. Ces registres visent à accroître la transparence et la reddition de comptes des sociétés en identifiant les « particuliers ayant un contrôle important » (PCI)[1] .

Bien qu’il existe de grandes similitudes entre les exigences relatives aux registres de transparence applicables dans les divers territoires canadiens, malheureusement on observe également des différences. Cette situation engendre des complications en matière de conformité pour les organisations ayant des entités constituées dans plusieurs territoires au Canada. Dans le présent bulletin, nous visons à la fois à expliquer le régime et à souligner certaines de ces différences.

L’une des caractéristiques les plus importantes des registres de transparence est leur accessibilité ou non au public. Dans la plupart des territoires canadiens, seuls des organismes comme les corps policiers, les entités fiscales gouvernementales et les organismes de réglementation ont accès à ces registres. Toutefois, cette situation est en train de changer, car certains territoires ont élargi l’accès au public des registres ou prévoient le faire :

• Depuis le 22 janvier 2024, les sociétés à charte fédérale sont tenues de déposer les renseignements de leur registre de transparence auprès de Corporations Canada. Ces renseignements seront mis à la disposition du public.
• Les sociétés à charte fédérale sont soumises aux amendes les plus élevées au Canada en cas d’infraction aux règles relatives au registre de transparence.
• En Colombie-Britannique, un projet de loi proposant un registre accessible au public a reçu la sanction royale le 11 mai 2023. La loi entrera en vigueur par règlement (échéancier à déterminer).
• Au Québec, les registres sont déjà accessibles au public et, à compter du 31 juillet 2024, il sera possible d’effectuer des recherches dans le Registraire des entreprises du Québec (REQ) en utilisant le nom d’une personne physique. Cependant, conformément à la Loi sur la publicité légale des entreprises (LPLE), certains renseignements personnels — comme la date de naissance et l’adresse résidentielle (si une adresse professionnelle est déclarée) d’un particulier, ainsi que le nom et le domicile d’une personne mineure — ne pourront pas être obtenus par ces recherches.

Dans le présent bulletin, nous traiterons principalement du régime actuel et de son évolution attendue. Cependant, nous signalons que ces règles soulèvent non seulement des questions d’interprétations difficiles pour les clients ayant une structure de propriété complexe, mais également des préoccupations légitimes concernant la capacité des entreprises et des particuliers à organiser leurs affaires, en plus d’engendrer des coûts de conformité qui peuvent être importants.

Caractéristiques principales

Fondamentalement, chaque régime de transparence précise ce qui suit :

• les personnes assujetties aux exigences du régime ;
• les renseignements devant être déclarés en vertu de ces exigences ;
• les personnes pouvant accéder au registre ;
• les pénalités en cas de non-respect des exigences.

Comparaison

Le tableau ci-dessous présente un sommaire des régimes de transparence sur la propriété véritable des territoires canadiens les plus importants. Bien que les régimes de ces territoires se ressemblent, il existe des différences importantes.

Comme nous l’avons déjà mentionné, « PCI » désigne un particulier ayant un contrôle important (ou, au Québec, une personne physique qui est un bénéficiaire ultime), un contrôle important étant généralement défini comme la propriété ou le contrôle d’au moins 25 % des droits de vote ou de la valeur de l’entité.

Territoire de compétence	Fédéral (LCSA)	Ontario (LSAO)	Québec (LPLE)	Colombie-Britannique (BCACB)
Date d’entrée en vigueur	Le 13 juin 2019 ; de nouvelles dispositions législatives sont entrées en vigueur le 4 mai 2023. L’accès au public a pris effet le 22 janvier 2024.	Le 1er janvier 2023.	Le 31 mars 2023. Recherches par nom possible à compter du 31 juillet 2024.	Le 1er octobre 2020. Les dispositions relatives au registre public entreront en vigueur par voie de règlement. La date du début de l’accès au public n’est pas encore connue.
Champ d’application	Les sociétés fermées constituées en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA).	Les sociétés fermées constituées en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions de l’Ontario (LSAO).	Toutes les entités (pas seulement les sociétés par actions) immatriculées pour exercer des activités commerciales au Québec, peu importe leur territoire de constitution, sous réserve de certaines exceptions.	Les sociétés fermées constituées en vertu de la Business Corporations Act de la Colombie-Britannique (BCACB).
Exigence de dépôt auprès du registraire des sociétés	Oui.	Oui.	Oui.	Pas actuellement, mais ce dépôt sera exigé lorsque les dispositions relatives au registre public entreront en vigueur.
Qui doit être déclaré dans le registre	Tous les PCI.	Tous les PCI. Exigences semblables à celles du fédéral.	Tous les PCI, mais les exigences sont plus larges que celles du fédéral et de l’Ontario, puisque les particuliers ayant de l’influence, les commandités et les fiduciaires doivent aussi être déclarés.	Tous les PCI, mais les exigences sont plus larges que celles du fédéral et de l’Ontario, puisque les particuliers pouvant nommer la majorité des administrateurs doivent aussi être déclarés.
Les copropriétaires doivent-ils être déclarés ?	Oui.	Oui.	Oui.	Oui.
Pénalités pour les sociétés	Jusqu’à 5 000 $ en cas d’infraction aux obligations d’inscription ou d’omission de la déclaration et dissolution de l’entité. Jusqu’à 1 000 000 $ en cas d’omission du dépôt des renseignements sur les registres à l’administrateur nommé par le ministère.	Jusqu’à 5 000 $.	Pas moins de 1 000 $ et pas plus de 10 000 $ (500 $/5 000 $ pour les particuliers), le double en cas de récidive, et/ou la dissolution de l’entité ou la radiation de son immatriculation.	Jusqu’à 100 000 $.
Pénalités pour les administrateurs et les dirigeants	Jusqu’à 1 000 000 $ et/ou une peine d’emprisonnement.	Jusqu’à 200 000 $ et/ou une peine d’emprisonnement.	Pas moins de 1 000 $ et pas plus de 10 000 $, le double en cas de récidive.	Jusqu’à 50 000 $.
Pénalités pour les actionnaires	Jusqu’à 1 000 000 $ et/ou une peine d’emprisonnement.	Jusqu’à 200 000 $ et/ou une peine d’emprisonnement.	Pas moins de 500 $ et pas plus de 5 000 $, le double en cas de récidive, s’il s’agit d’une personne physique ; pas moins de 1 000 $ et pas plus de 10 000 $, le double en cas de récidive, s’il s’agit d’une personne morale ou d’une autre entité.	Jusqu’à 50 000 $ s’il s’agit d’une personne physique ; jusqu’à 100 000 $ s’il s’agit d’une personne morale ou d’une autre entité.
Qui a accès au registre	Organismes d’application de la loi, autorités fiscales, administrateurs, actionnaires, créanciers et certains autres organismes de réglementation. Corporations Canada a créé un registre accessible au public. Corporations Canada peut transmettre des renseignements au CANAFE.	Organismes d’application de la loi, autorités fiscales et certains autres organismes de réglementation.	Registre accessible au public depuis le 31 mars 2023. Registre dans lequel il sera possible de faire des recherches en utilisant le nom d’une personne physique à compter du 31 juillet 2024.	Organismes d’application de la loi, autorités fiscales, administrateurs et certains autres organismes de réglementation. Un registre accessible au public a été proposé.
Renseignements contenus dans le registre	Renseignements personnels et renseignements concernant le statut de PCI de particuliers. Une description des mesures prises chaque année pour s’assurer de la validité des renseignements sur les PCI et de tous les autres renseignements prescrits doit aussi être fournie. Certains renseignements sont exclus du registre public.	Renseignements personnels et renseignements concernant le statut de PCI de particuliers. Une description des mesures prises chaque année pour s’assurer de la validité des renseignements sur les PCI et de tous les autres renseignements prescrits doit aussi être fournie.	Renseignements personnels et renseignements concernant le statut de PCI d’un particulier, dont le type de contrôle exercé ou le pourcentage des actions, des intérêts ou des parts détenus ou possédés en propriété véritable. Certains renseignements ne seront pas accessibles au public.	Renseignements personnels et renseignements concernant le statut de PCI de particuliers. Une description des mesures prises chaque année pour s’assurer de la validité des renseignements sur les PCI et de tous les autres renseignements prescrits doit aussi être fournie.
Autre	Une société qui est incapable d’identifier un PCI doit fournir une déclaration à cet effet ainsi qu’un résumé des mesures prises pour tenter d’identifier des PCI.			Une société qui est incapable d’identifier un PCI doit fournir une déclaration selon laquelle elle a été capable de confirmer l’absence de PCI ainsi qu’un résumé des mesures prises pour confirmer cette absence.

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[1] Au Québec, le terme employé est les « personnes physiques qui sont les bénéficiaires ultimes » de sociétés fermées. Cependant, pour faciliter la lecture, nous les appellerons des PCI.